Tie dokumentai, kurie yra tam tikrų subjektų ir turi visą reikiamą informaciją, yra pripažįstami oficialiais. Tuo pačiu metu teisės teorijoje yra keletas būdų apibrėžti oficialų dokumentą.
Oficialaus dokumento požymių nustatymas yra labai svarbus baudžiamosios teisės šakai, nes būtent Rusijos Federacijos baudžiamajame kodekse yra su šia sąvoka susijusių nusikalstamų veikų. Baudžiamosios teisės teorijoje sąvokai „oficialus dokumentas“iššifruoti naudojami du pagrindiniai požiūriai.
Pirmasis požiūris laikomas siauru ir susieja oficialius dokumentus su jų kilmės šaltiniais. Remiantis šia teorija, oficialūs gali būti tik tie dokumentai, kurie gaunami iš valstybės, savivaldybių įstaigų. Šiais laikais populiaresnis yra platus požiūris, pagal kurį oficialūs dokumentai gali būti gaunami iš viešojo, komercinio ar net privataus sektoriaus, tai yra, jų kilmės šaltinis neturi reikšmės.
Tinkama registracija ir sertifikavimas
Vienas iš pagrindinių oficialaus dokumento bruožų yra teisingas jo įforminimas ir patvirtinimas. Jei norminiuose teisės aktuose yra numatytos tam tikros dokumentų tvarkymo taisyklės, tai oficialus dokumentas turi jų laikytis (pavyzdžiui, dokumentų notaro patvirtinimo taisyklės, įgaliojimų išdavimo taisyklės).
Jei nėra specialių taisyklių, norint dokumentą pripažinti oficialiu, pakanka atitikti bendruosius jo registravimo reikalavimus. Paprastai šie reikalavimai apima sąlygą, kad yra visos reikalingos detalės (antspaudas, parašas, tam tikros rūšies antspaudas, oficialus ar firminis blankas).
Oficialaus dokumento turinio ženklai
Teisingas oficialaus dokumento įforminimas ir patvirtinimas yra jo oficialus ženklas, tačiau pagal dabartinę teismų praktiką prasmingo ženklo buvimas taip pat pripažįstamas privaloma sąlyga. Nurodytas ženklas yra tas, kad oficialus dokumentas turi tam tikru būdu paveikti teisinius santykius. Tai gali sukurti tam tikras teises arba nustatyti konkrečias pareigas.
Be to, kai kurie oficialūs dokumentai patvirtina juridinius faktus, kurie lemia tam tikrų padarinių atsiradimą (šį turtą turi dauguma procesinių dokumentų). Formalių ir materialių požymių, kurių kiekvienas turi būti oficialiame dokumente, vienybė formuoja šiuolaikinę šios sąvokos interpretaciją teisės teorijoje ir praktikoje.
