Lydimieji dokumentai surašomi siekiant patvirtinti juose nurodyto dokumentų, prekių ir kitų materialinių vertybių išsiuntimą. Be to, lydinčiuose dokumentuose, susijusiuose su krovinių vežimu, gali būti kitos informacijos.
Perduodamas laiškas
Prie perduotų oficialių dokumentų beveik visada pridedamas motyvacinis laiškas. Jame yra siuntėjo, adresato duomenys, siunčiamų dokumentų ir medžiagos aprašymas. Taip pat patartina atkreipti dėmesį į tai, iš kiek lapų susideda išsiųstas dokumentas. Motyvacinis laiškas surašomas kaip atskiras dokumentas ant dviejų lapų, vienas iš jų lieka siuntėjui. Organizacijose išeinantis numeris ir data yra antspauduojami ant motyvacinių laiškų. Šios priemonės yra būtinos norint užtikrinti, kad adresatas visus dokumentus gautų visiškai saugiai. Tam tikru mastu tai yra ir siuntėjo draudimas.
Krovinių vežimo lydimieji dokumentai
Vykdant gabenimą, gabenimo dokumentai yra lydintys dokumentai, taip pat rašytinė gabenimo sutartis. Jie pateikiami kaip geležinkelio važtaraštis gabenimui geležinkeliu, važtaraštis oro transportui, važtaraštis kelių transportui ir važtaraštis jūrų transportui.
Būtina informacija apie krovinį (jo pavadinimas, kiekis, svorio nustatymo metodas ir kt.), Siuntėją, gavėją, gabenimo atstumą ir jo vertę įrašoma į važtaraštį. Tai yra pagrindinis gabenimo dokumentas ir nustato santykius tarp siuntėjo, vežėjo ir gavėjo.
Važtaraštis taip pat yra užstatas, patvirtinantis jo turėtojo teisę disponuoti važtaraštyje nurodytu kroviniu ir gauti krovinį po jo gabenimo. Remdamasis gabenimo dokumentu, vežėjas surašo važtaraštį, kuriame siuntėjas nurodo siuntėjo ir gavėjo vardą, pavardę, reikalingą informaciją apie išsiųstą krovinį, pervežimo (krovinio) kiekį. Už informacijos netikslumą ir visas su tuo susijusias pasekmes vežėjui atsako krovinio siuntėjas.
Konosamentas patvirtina prekių priėmimą gabenti ir lydi jas per visą maršrutą. Be to, vežėjas ją kartu su prekėmis perduoda gavėjui.
Visų rūšių transporto, išskyrus geležinkelių, važtaraštis surašomas trimis ar daugiau egzempliorių, kad ginčo atveju kiekviena šalis turėtų važtaraščio kopiją.
Krovinio siuntėjas vežėjui, be važtaraščio, privalo pateikti ir visus dokumentus, kurių reikia sanitarinėms, muitinės, karantino ir kitoms taisyklėms.
