Biuro darbas yra svarbi bet kurios įmonės veiklos dalis, leidžianti vesti visų administracinių ir verslo dokumentų apskaitą. Darbuotojas arba visas padalinys, kurio užduotys apima darbą biure, egzistuoja kiekvienoje įmonėje, neatsižvelgiant į jos nuosavybės formą. Kompetentingai atliktas biuro darbas yra gerai koordinuoto visos įmonės darbo ir jos greito reagavimo į verslo ir rinkos sąlygų pokyčius garantas.
Kam skirtas biuro darbas?
Anksčiau ar vėliau, pradėjus veiklą, bet kuri įmonė susiduria su būtinybe organizuoti darbą su dokumentais, kurie yra pagrindinis valdymo įrankis, nes su jų pagalba atliekamas gairių perdavimas ir perduodami valdymo sprendimai konkrečiam atlikėjui. Biuro darbo įmonėje sistema sukurta siekiant užtikrinti dokumentų standartizavimą ir vienodumą, organizuoti jų apskaitą ir saugojimą, kad būtų lengviau dirbti su verslo dokumentais. Biuro darbo sistemos funkcijos apima:
- kompetentingas darbo eigos organizavimas, užtikrinantis greitą dokumentų perdavimą trumpiausiu keliu su minimaliu laiko suvartojimu, leidžiantis jums laiku kontroliuoti bet kurio dokumento perdavimą ir jo vykdymą;
- automatizuota visų gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų registravimo ir apskaitos sistema;
- dokumentų archyvavimas, leidžiantis juos susisteminti pagal formalius kriterijus ir suformuoti juos į bylas;
- bylų nomenklatūros sukūrimas - kodų sistema pagal bylų antraščių sąrašus, palengvinant jų sisteminimą ir nustatant įstatymų ar pramonės reglamentų nustatytus archyvų saugojimo laikotarpius.
Jei įmonėje įgyvendinamos visos šios darbo su dokumentų srautu funkcijos, galime sakyti, kad biuro darbo sistema derinama ir veikia, kaip reikalaujama.
Organizaciniai ir teisiniai aspektai
Bet koks dokumentas, kuriame yra įmonės duomenys, laikomas verslo dokumentu, todėl jam nustatomos teisinės pasekmės, t. šis dokumentas jau gali būti pateiktas teisme sprendžiant kilusius konfliktus ir prieštaravimus. Todėl biuro darbas turėtų būti atliekamas remiantis norminiais dokumentais - specialiai parengtomis instrukcijomis, patikrintomis teisinės tarnybos ir patvirtintomis įmonės vadovo. Ši instrukcija yra ne tik vadovas, bet ir dokumentas, kuris yra privalomas vykdyti, todėl visi suinteresuoti asmenys turi būti supažindinti su parašu.
Turi būti standartizuotos dokumentų formos, pagal kurias įmonė vykdo savo veiklą. Detalių, kurios turi būti nurodytos formose, sudėtis nustatoma pagal GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentams . Tas pats standartas taip pat nustato verslo ir administracinės dokumentacijos projektavimo reikalavimus.
