Bet kurios įmonės ar organizacijos veiklą lydinčių dokumentų ir verslo dokumentų turinį ir vykdymą reglamentuoja atitinkami dokumentai ir valstybiniai standartai. Motyvaciniame laiške nurodomi verslo dokumentai, todėl jis turi atitikti projektavimo reikalavimus, nustatytus GOST R 6.30-2003.
Nurodymai
1 žingsnis
Motyvacinis laiškas surašomas taip pat, kaip įprastas. Parašykite jį ant savo įmonės blanko, kuriame yra visas vardas, pavardė, pašto adresas, rekvizitai, el. Pašto adresas, kontaktinis faksas ir telefono numeris.
2 žingsnis
Viršutiniame dešiniajame kampe nurodykite laiško adresatą, jo pavardę ir inicialus, užimamas pareigas, organizaciją, jos adresą ir nepamirškite gyvenvietės, kurioje ji yra, rodyklės.
3 žingsnis
Laiško temos eilutėje galite nurodyti „Motyvacinis laiškas persiųstai dokumentacijai“, jums nereikia daryti laiško antraštės. Pradėkite nuo tradicinio adreso: „Mielasis …!“. Tada parašykite standartinę frazę „Mes jums siunčiame …“ir nurodykite bendrą dokumentų paketo, prie kurio pridedate šį motyvacinį laišką, pavadinimą. Jei reikia, nurodykite, pagal kokias sutartis ar prašymus siunčiami šie dokumentai.
4 žingsnis
Motyvacinis laiškas taip pat gali būti naudojamas įprastai verslo korespondencijai. Jei turite papildomą pranešimą šiam adresatui, galite jį parašyti antroje ir trečioje pastraipose.
5 žingsnis
Parašykite žodį „Priedas:“arba „Priedai:“, atsižvelgiant į tai, kiek dokumentų bus pridėta prie šio laiško. Jei dokumentas yra vienaskaitoje, po dvitaškio nurodykite savo vardą, kiek dokumento lapų ir kiek kopijų jis išsiųstas.
6 žingsnis
Jei yra keli dokumentai, jų sąrašas turėtų būti sudarytas kaip sunumeruotas sąrašas, kiekvienas numeris turėtų būti parašytas naujoje eilutėje. Po skaičiaus skaitmeniu nurodykite dokumento pavadinimą, lapų ir kopijų skaičių.
7 žingsnis
Pasirašykite pareigūno, įgalioto pasirašyti tokius laiškus, laišką, pritvirtinkite jo parašą ir patvirtinkite įmonės antspaudu.
8 žingsnis
Apačioje būtinai nurodykite šio motyvacinio laiško vykdytoją, jo pavardę, inicialus ir kontaktinį telefono numerį.
