Bet kurio posėdžio sprendimas yra teisiškai privalomas tik tuo atveju, jei jis yra įformintas protokole. Tėvų susirinkimų, namų savininkų ar akcininkų susirinkimų protokolai, žinoma, skiriasi savo turiniu, tačiau formos reikalavimai visada yra maždaug vienodi.
Parašykite ant juodraščio
Susitikimo metu ne visada patogu spausdinti kompiuteriu, todėl protokolą pirmiausia galima surašyti ant juodraščio. Dalis informacijos gali būti įvesta prieš prasidedant susitikimui. Viršuje užrašykite žodį „Protokolas“, žemiau - susitikimo pavadinimą ir datą. Dar žemiau kairėje užrašykite žodį „Dalyvavo“. Jei tikimasi, kad sprendimą priims kvalifikuota arba paprasta sąrašo dauguma, nurodykite, kiek žmonių turėjo būti. Tai svarbu, pavyzdžiui, kai kalbama apie namų savininkų susitikimą, kurie turi nuspręsti, kaip tvarkyti namą, rinkti pinigus kapitaliniam remontui ir pan. Parašykite savo dienotvarkę žemiau. Jei ketinate aptarti klausimus, apie kuriuos dar nežinote, pridėkite punktą „Įvairūs“. Kai kuriais atvejais reikėtų nurodyti terminą.
Po susitikimo pradžios
Parašykite, kiek žmonių yra ir kiek turėtų būti. Pagal darbotvarkę užrašykite žodį „Klausė“ir įdėkite dvitaškį. Užrašykite klausimus, kalbėtojų vardus ir kalbų santrauką. Kalbėtojų gali būti paprašyta iš anksto pateikti savo kalbas. Protokole įrašykite kiekvienam vedėjui užduotus klausimus ir atsakymus. Kalbant apie sprendimus, juos galima įvesti po kiekvieno klausimo arba kaip vieną bloką protokolo apačioje. Būtinai nurodykite, kiek žmonių balsavo „už“, „prieš“, kiek susilaikė. Pagal sprendimus užrašykite pirmininko ir sekretoriaus vardus ir pavardę. Kai kuriais atvejais reikalaujama nurodyti visų prezidiumo narių pavardes.
Įveskite tekstą kompiuteryje
Rašydamas kompiuteriu, sekretorius paprastai redaguoja tekstą. Pabandykite jį redaguoti taip, kad nesugadintų prasmės. Tai ypač pasakytina apie sprendimus. Nėra vieningos protokolų registravimo formos, tačiau paprastai taikomos šios taisyklės:
- tekstas rašomas 14 taškų dydžiu su vienu ar pusantro intervalo;
- pagrindinio teksto derinimas - iš abiejų pusių;
- pavadinimo derinimas - centre, dalyvių skaičius - dešinėje;
- pastraipos prasideda raudona linija.
Įveskite tekstą, nepamirškite palikti vietos pirmininko ir sekretoriaus parašams, taip pat įdėkite parašų nuorašus. Įdėkite datą apačioje. Atspausdinkite protokolą ir leiskite pirmininkui bei sekretoriui jį pasirašyti. Yra atvejų, kai posėdis vyksta už akių. Šiuo atveju kalbų tekstai nerašomi. Likusi protokolo dalis surašoma tokiu pačiu būdu.
