Įvairių dokumentų apskaitai, apyvartai ir saugojimui personalo tarnybos naudoja užsakymų, atostogų, ataskaitų ir nuorodų knygas. Registracijos žurnalai yra vidiniam naudojimui skirti dokumentai, saugomi organizacijos personalo skyriuje, o už šių dokumentų priežiūrą ir saugojimą atsakingas specialiai paskirtas asmuo.
Nurodymai
1 žingsnis
Naudokite ministerijos patvirtintą užsakymo žurnalo formą arba patys ją suprojektuokite. Padarykite dangtelį iš sunkiosios medžiagos. Lapo centre parašykite organizacijos pavadinimą ir knygos pavadinimą. Žemiau nurodykite prisijungimo pradžios ir pabaigos datas. Ant galinio viršelio atspindėkite informaciją apie asmenį, atsakingą už dokumento saugojimą ir pildymą: nurodykite darbuotojo pareigas, pavardę ir inicialus.
2 žingsnis
Įsitikinkite, kad puslapių negalima sugadinti ar pašalinti iš žurnalo. Skaičius ir nėriniai knygos puslapius. Paskutiniame puslapyje įdėkite vaško ar mastikos antspaudą, pateikite paruoštą šabloną sertifikavimui personalo skyriaus vadovui arba organizacijos vadovui. Pastaba: _ lapai sunumeruoti, suvarstyti, užantspauduoti šioje žurnale. Režisierius: _ (parašas, parašo iššifravimas). Data: _ (diena, mėnuo, metai).
3 žingsnis
Pasirinkite patogią puslapio orientaciją (gulsčią, stačią) įrašams įrašyti. Jei norite, sutvarkykite lentelę, kurioje yra šie stulpeliai:
- įrašo serijos numeris;
- registracijos diena;
- užsakymo eilės numeris;
- įsakymą pasirašiusio asmens pareigos, pavardė ir inicialai;
- užsakymo santrauka.
Jei lentelės vaizdas jums nepatinka, vedkite įrašus laisva forma. Svarbiausia laikytis numerių priskyrimo tvarkos pagal užsakymų patvirtinimo datas ir atspindėti aukščiau pateiktą informaciją apskaitos knygoje.
4 žingsnis
Užsakymų žurnalo įrašus įrašykite mėlynu, juodu arba violetiniu rašalu. Neleiskite ištrinti, ištrinti ir ištrinti anksčiau padarytų žymių. Jei reikia atlikti pakeitimus, pataisytą tekstą perbraukite viena eilute, kad vis tiek galėtumėte jį perskaityti. Tame pačiame stulpelyje ar eilutėje atlikite naują teisingą įrašą. Prašome pasirašyti ir nurodyti pakeitimo datą. Jei neįmanoma ištaisyti klaidos vietoje (pavyzdžiui, jei nėra laisvos vietos), žemiau sukurkite naują įrašą, o šalia pasenusios informacijos pažymėkite langelį „įrašas neteisingas“.
5 žingsnis
Nustoję registruoti žurnalą, ant priekinio žurnalo viršelio pažymėkite žurnalo galiojimo laiką.
