Antspaudas ant dokumento rodo jo svarbą, autentiškumą ir oficialų statusą. Tačiau vykdant įmonių veiklą kartas nuo karto kyla klausimų, kur ir koks antspaudas turėtų būti uždėtas.
Visų pirma, antspaudo tvirtinimo taisyklės priklauso nuo jo tipo ir priedo. Taigi valstybinių institucijų dokumentuose uždedamas oficialus antspaudas su dviejų galvų erelio atvaizdu. Komercinės organizacijos ir individualūs verslininkai dokumentus patvirtina apvaliu antspaudu, kuriame yra vardas (pavardė, vardas ir tėvavardis), registracijos duomenys ir, jei pageidaujama, įmonės logotipas. Dokumentai, sutarčių sudarymas, mokėjimo nurodymų vykdymas ir patikrinimai, oficialus laiškus, įgaliojimus ir pan., galite pateikti papildomų: paklausimams, finansiniams dokumentams, personalo skyriui. Tuo pačiu ant atspaudo turėtų būti nurodyta jų paskirtis. Pagrindinis antspaudas patvirtina pirmųjų asmenų - direktorių ir jų pavaduotojų, o papildomų - atitinkamų tarnybų (buhalterijos, personalo skyriaus ir kt.) Darbuotojų parašus. Spaudas turi būti pritvirtintas taip, kad jame būtų iš dalies užfiksuotas dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimas, o parašas ir antspaudo duomenys būtų aiškiai matomi. Valstybinė valdymo dokumentų valdymo sistema (GSDOU), patvirtinta SSRS „Glavarchive“1988 m. Gegužės 23 d. Įsakymu, numato dokumentų, ant kurių uždedamas pagrindinis arba oficialus antspaudas, sąrašą. Nėra naujesnio leidimo, tačiau, pritaikytas dabartiniam momentui, jis atrodo taip: - aktai; - įgaliojimai; - sutartys; - išvados, apžvalgos; - paraiškos (gauti akredityvą; dėl atsisakymo priimti, pretenzijos ir kt.); - kelionės pažymėjimai; - antspaudų ir parašų atspaudų pavyzdžiai; - laiškai; - mokėjimo nurodymai, prašymai, čekiai dėl valiutos pervedimo ir kt. - organizacijos taisyklės; - registrai; - išlaidų sąmatos; - susitarimai; - pažymos (archyvas, draudimo sumų mokėjimo limitas, - specifikacijos; - pavadinimų sąrašai; - pažymėjimai; - organizacijų chartijos; - etatų lentelės. Kad būtų išvengta galimų nesusipratimų naudojant antspaudus, įmonėms patartina patiems nustatyti dokumentų sąrašą ir asmenų sąrašas ir parašų pavyzdžiai, kuriems reikalingas patvirtinimo antspaudas. Be to, yra vieningos dokumentų formos su rekvizitu "M. P." - spausdinimo vieta. Tokiais atvejais paprastai nekyla klausimų, kur dėti antspaudą, tačiau reikia laikytis bendros taisyklės: spaudinys turi būti aiškus ir įskaitomas.
