Kiekviena įmonė sudaro sutartis (darbo, tiekimo, prekių pirkimo). Paprastai jie saugomi archyvuose. Kad būtų patogiau naudoti šiuos dokumentus, taip pat pašalinti jų praradimo priežastis, jie yra įrašomi. Sudaromas specialus žurnalas, kuriame įrašomos sutarčių detalės, papildomi susitarimai su jomis, taip pat nustatoma jų judėjimo chronologija.
Tai būtina
- - popierinių sutarčių apskaitos žurnalas;
- - programinės įrangos produktas sutarčių apskaitai;
- - įmonės dokumentai.
Nurodymai
1 žingsnis
Nėra vieningos sutarčių apskaitos dokumento formos. Tačiau galite patys tai sukurti arba įsigyti specialų programinės įrangos produktą, skirtą informacijai apie sutartis kaupti. Tačiau pirmasis variantas yra nemokamas, sustokite čia, jei jums nereikia papildomų išlaidų.
2 žingsnis
Sutarties apskaitos žurnalo antraštiniame puslapyje užrašykite dokumento pavadinimą. Įveskite savo įmonės pavadinimą. Jei įmonė yra pakankamai didelė, patartina turėti atskirą žurnalą kiekvienam struktūriniam padaliniui. Tokiu atveju parašykite skyriaus pavadinimą. Įveskite dokumento padavimo datą, asmens duomenis, už žurnalo tvarkymą atsakingo asmens pareigas. Paprastai tai yra personalo pareigūnas, sudarantis sutartis su personalu, teisinio skyriaus darbuotojas, vykdantis sutarčių su kitomis šalimis sudarymą.
3 žingsnis
Sutarties apskaitos žurnalo antraštiniame puslapyje užrašykite dokumento pavadinimą. Įveskite savo įmonės pavadinimą. Jei įmonė yra pakankamai didelė, patartina turėti atskirą žurnalą kiekvienam struktūriniam padaliniui. Tokiu atveju parašykite skyriaus pavadinimą. Įveskite dokumento padavimo datą, asmens duomenis, už žurnalo tvarkymą atsakingo asmens pareigas. Paprastai tai yra personalo pareigūnas, sudarantis sutartis su personalu, teisinio skyriaus darbuotojas, vykdantis sutartis su kitomis šalimis.
4 žingsnis
Padarykite aštuonis grafikus naudodami skaičiuoklę. Spausdinti ant popieriaus. Pirmame žurnalo stulpelyje įrašykite sutarties eilės numerį, antrajame - prie sutarties sudarymo jai priskirtą dokumento numerį. Trečiame ir ketvirtame sutarties apskaitos žurnalo stulpeliuose įrašykite dokumento pradžios datą, galiojimo laiką. Penktame stulpelyje nurodykite sutarties dalyką. Pavyzdžiui, komponentų tiekimui.
5 žingsnis
Šeštame stulpelyje įrašykite sandorio šalies (tiekėjo, pirkėjo), darbuotojo pavadinimą (atsižvelgiant į darbo sutartis su personalu). Septintame žurnalo stulpelyje parašykite, kuriame aplanke yra sutartis (paprastai aplankams priskiriamas numeris archyvuose), nurodykite aplanko vietą. Aštuntame stulpelyje pritvirtinkite asmens, atsakingo už dokumentų saugojimą, parašą (nurodant jo pavardę, inicialus). Keičiant darbuotoją, surašykite sutarčių perdavimo aktą, jų apskaitos žurnalą.
6 žingsnis
Jei jums nepatogu sekti sutartis rankiniu būdu, užsisakykite programinės įrangos produkto kūrimą arba nusipirkite paruoštą programą. Tai gali kainuoti šiek tiek pinigų, tačiau elektronine forma toks žurnalas turi tam tikrų pranašumų. Pavyzdžiui, registruodami sutartį, kompiuteryje galite nurodyti dokumento kelią.
