Kai kurios įmonės turi dokumentus dešimtmečius. Norint išvengti svarbių popierių raukšlių ar praradimo, juos reikia dėti į aplankus, pagamintus iš kieto kartono arba plastiko. Nurodykite kiekvienai sutarčiai atskirą identifikavimo numerį.
Nurodymai
1 žingsnis
Kad būtų lengviau rasti norimą sutartį, veskite įrašų knygą. Suteikite dokumentui numerį ir įrašykite jį į šį žurnalą. Be numerio, įrašykite sutarties datą. Įrašas žurnale turėtų atrodyti taip: 1. 2011-02-22 sutartis Nr. 123TP. Pastabose galite nurodyti sutarties esmę, kai to reikalauja firminis dokumentų stilius.
2 žingsnis
Jei įmonėje yra keli juridiniai asmenys, kiekvienam sudarykite atskirą sutarčių knygą. Savo žymėjime naudokite įprastus simbolius. Pavyzdžiui, užrašykite Mašos ir Lokių OJSC sutartis kaip 123MM. Ir pažymėkite vertybinius popierius iš ZAO „Trys kiaulės“123TP. Priskirkite numerius, kad išvengtumėte painiavos.
3 žingsnis
Kai susitarimas patvirtina visus patvirtinimus, kuriuos pasirašo abiejų šalių generaliniai direktoriai, uždedami antspaudai, jį galima įrašyti į aplanką. Pasirinkite aplankus su kietu viršeliu - jie užtikrins dokumentų saugumą. Kiekvienam juridiniam asmeniui reikia savo aplanko.
4 žingsnis
Prieš lapus. Paimkite skylių skylę ir pradurkite naujas skylutes. Įdėkite dokumentą į aplanką ir užfiksuokite jį specialiomis antenomis. Atskirkite vieną sutartį nuo kitos tuščiu A4 formato lapu.
5 žingsnis
Taip pat galite pateikti sutartis kitu būdu. Tam reikės skaidrių failų. Įdėkite kiekvieną dokumentą į atskirą failą ir prispauskite jį aplanke.
6 žingsnis
Negalima laikyti per daug sutarčių viename aplanke - jos gali susiraukšlėti. Aplanką turėtų būti lengva uždaryti, atskiri lapai neturėtų išlįsti.
7 žingsnis
Norėdami laikyti aplankus su sutartimis, spintelėje turėkite atskirą lentyną. Aplanke užrašykite metus ir juridinį asmenį, kuriam priklauso dokumentai. Tai leis jums prireikus greitai rasti reikiamus dokumentus.
8 žingsnis
Nereikia nuolat laikyti aplankų su trejų metų senumo sutartimis. Išdėstykite juos į kartonines dėžutes, pasirašydami metus ir juridinį asmenį, kuriam išduodami dokumentai. Siųskite dėžes į sandėlį. Laikymui pasirinkite sausą vietą. Drėgmė kenkia popieriui.
