Susitikimas yra siauro įgaliotų atstovų rato, vadovaujančių specialistų, darbo grupės susitikimas, skirtas išspręsti bet kokius skubius klausimus. Tai miniatiūrinis susitikimas, todėl susirinkimas turi savo pirmininką - asmenį, kuris jam vadovaus.
Nurodymai
1 žingsnis
Posėdis gali būti rengiamas suplanuotai ir reguliariai, arba gali būti spontaniškas, kad būtų išspręstos susikaupusios aktualios problemos ar farsų ir nenugalimos jėgos aplinkybės. Bet kokiu atveju posėdžiui pirmininkauja oficialiai į šias pareigas paskirtas pareigūnas. Iš tikrųjų posėdis vyksta tam, kad specialistams būtų suteikta galimybė išsakyti savo nuomonę konkrečiu klausimu ir priimti kolegialų sprendimą.
2 žingsnis
Būtina informuoti visus tuos, kurie turėtų dalyvauti posėdyje, jo darbotvarkę: temą ir diskusijų reikalaujančių klausimų sąrašą, taip pat susitikimo laiką ir vietą. Tai galima padaryti telefonu arba per teisinius pranešimus. Paprastai nustatoma susirinkimų dalyvių, įgaliotų spręsti konkrečius klausimus, sudėtis. Todėl susirinkime turi būti kvorumas, užtikrinantis jame priimtų sprendimų teisėtumą. Prieš susitikimo pradžią reikia užpildyti dalyvių registracijos sąrašą. Jei yra kvorumas, posėdį galima pradėti.
3 žingsnis
Susitikimo moderatorius turėtų jį atidaryti įžangine kalba, nurodydamas temą ir išvardydamas problemas, kurias reikia išspręsti, ir uždaryti posėdį, apibendrinant jo rezultatus. Jo teisė yra suteikti žodį kitam kalbėtojui, užduoti klausimus balsavimui ir paskelbti priimtus sprendimus. Jis taip pat privalo palaikyti tvarką susirinkimo metu ir leisti įsakymus jo vedimo tvarka.
4 žingsnis
Neginčijama vedėjo teisė yra ir norinčių kalbėti įrašymo nutraukimas, ribojant jų kalbos laiką ir pareiškimų tuo pačiu klausimu skaičių. Pažeidus posėdžio tvarką ir taisykles, vedėjas gali nutraukti arba uždaryti diskusijas ir uždaryti arba sustabdyti posėdį.
5 žingsnis
Susitikimo metu moderatorius turi užtikrinti, kad būtų užpildytas protokolas, kuris yra sudarytas vadovaujančio veiksmo eigoje ir rezultatuose. Protokolas skirtas dokumentuoti ir formalizuoti kolegialų diskusiją apie priimtus klausimus ir sprendimus.
