Planuotojai, susitikimai ir susitikimai yra neatsiejama darbo eigos dalis. Jų pagrindinė užduotis yra bendrai išanalizuoti bet kokią paslaugų situaciją. Darbo susitikimų dalyviai gali ir turėtų aktyviai kalbėti, aptarti detales ir siūlyti problemų sprendimus. Kad susitikimas būtų veiksmingas, vedėjas turi laikytis tam tikrų taisyklių.
Būtinas
- - dienotvarkė;
- - susirinkimo taisyklės;
- - posėdžio protokolas.
Nurodymai
1 žingsnis
Sužinokite pagrindinius efektyvaus susitikimo ženklus. Jų yra nedaug: 1. Susitikimas turi konkretų tikslą; 2. Organizatorius atliko visus būtinus parengiamuosius darbus; 3. Posėdyje dalyvauja tik suinteresuoti darbuotojai, tiesiogiai susiję su aptartais klausimais; 4. Diskusijoje nenukrypstama nuo pagrindinės temos; 5. Susitikimo metu buvo nustatyti neatidėliotini planai ir duoti konkretūs nurodymai darbuotojams. Visus šiuos klausimus turėtų asmeniškai prižiūrėti vadovas, ypač jei organizacija dar nėra suformavusi veiksmingų susitikimų organizavimo mechanizmo.
2 žingsnis
Suformuluokite pagrindinę susitikimo temą. Tai turėtų būti aktualu ir suprantama darbuotojams. Labai svarbu, kad darbinis susirinkimas turėtų konkretų tikslą: parengti renginio planą, patvirtinti sprendimą, pateikti idėją ir kt. Pavyzdžiui, neturėtumėte kalbėti apie pasaulinę ekonomikos krizę, jei jūsų skelbimų agentūra turėjo mažiau klientų. Tokiu atveju susitikimas turėtų būti skirtas paslaugų spektro išplėtimui ir nuolaidų sistemos keitimui.
3 žingsnis
Paruoškite išsamią posėdžio darbotvarkę. Joje nurodykite pagrindinę temą, klausimus, kuriuos planuojama aptarti, pranešėjų vardus, kviestinių sudėtį, renginio datą, laiką ir vietą. Kiekviename darbotvarkės punkte turėtų būti išsamiai aprašyta pagrindinė susitikimo tema, atspindėti kai kuriuos jos aspektus. Klausimai gali būti grupuojami arba pagal principą „nuo paprasto iki sudėtingo“, arba analitine tvarka - „esama situacija - jos ištakos - galimi sprendimai“.
4 žingsnis
Prie darbotvarkės pridėkite susitikimo laiko juostą. Joje nustatykite pagrindinių pranešėjų laiką, informaciją iš bendrakalbių, klausimų paaiškinimą ir diskusijas. Sudarykite tvarkaraščius net mažiems tarnybiniams susitikimams. Tai išmokys save ir savo darbuotojus vertinti darbo laiką, laikytis terminų ir aiškiai bei taikliai išreikšti mintis.
5 žingsnis
Iš anksto supažindinkite darbuotojus su darbotvarke. Išsiųskite jį įmonės el. Paštu arba įteikite visiems, kuriuos pakviečiate į susitikimą. Paprašykite visų pasiruošti diskusijai. Pabrėžkite, ko tikitės iš kiekvieno pasiūlymo dalyvio pagal savo kompetenciją.
6 žingsnis
Pradėkite susitikimą savo trumpu pokalbiu. Per 3–5 minutes pasakykite apie priežastį, paskatinusią jus organizuoti šį susitikimą, ir norimą pasiekti rezultatą. Tada supažindinkite dalyvius su darbotvarke ir darbo grafiku.
7 žingsnis
Vadovaukite diskusijai. Palaikykite draugišką, bet konstruktyvią diskusiją. Paraginkite kiekvieną susitikimo dalyvį išsakyti savo nuomonę, asmeniniais klausimais, į kuriuos reikia išsamiai atsakyti, susisiekite su „tylinčiaisiais“. Taktiškai, bet tvirtai bandoma nukreipti pokalbį nuo pagrindinio klausimo. Apibendrinkite kiekvieno klausimo tarpines sumas.
8 žingsnis
Susitikimo pabaigoje dar kartą išsakykite darbuotojams duodamus sprendimus ir nurodymus. Įsitikinkite, kad visi dalyviai supranta savo užduotis ir prisimena jų terminus. Įrašykite svarbius protokolo punktus. Nusiųskite jos kopiją specialistams, atsakingiems už užsakymų vykdymą, taip pat darbuotojams, susijusiems su priimtų sprendimų įgyvendinimu.
