Organizacijų, įmonių personalo tarnybose saugoma daugybė dokumentų: įsakymai priimti į darbą, suteikti atostogas, pervedimai, apdovanojimai, papildomos išmokos grynaisiais, atleidimai iš darbo ir kiti. Tokių dokumentų išsaugojimo svarbą lemia būtinybė vesti kiekvieno konkretaus darbuotojo dokumentų apskaitą. Teisingai ir greitai byloje suformuoti dokumentus pavesta personalo pareigūnams.
Nurodymai
1 žingsnis
Bylų formavimas yra įvykdytų dokumentų talpinimas bylose. Grupuokite dokumentus į kiekvienų kalendorinių metų bylas, išskyrus atvejus, kurie buvo suformuoti iš pradžių ir nėra per vienus kalendorinius metus. Tokie atvejai apima: studentų, darbuotojų, darbuotojų asmens bylas, teismo ekspertizės bylas, pensijų bylas, ligos istoriją ir kitus apskaitos dokumentus.
2 žingsnis
Galutinis studentų, studentų, magistrantų asmens bylų sudarymas turėtų būti baigtas baigus švietimo įstaigą ar antrosios pakopos studijas; darbuotojai ir darbuotojai - juos atleidus; ligos istorija - pateikus paciento išrašą; teismo bylos - iškart po bylos pabaigos ir sprendimo priėmimo; pensijų bylos - nutraukus pensijų mokėjimus.
3 žingsnis
Ruošdamiesi archyviniam saugojimui, sujunkite atleistų darbuotojų asmens bylas į asmens bylas, jei lapų skaičius neviršija dviejų šimtų penkiasdešimt. Tas pats pasakytina apie asmenis, baigusius švietimo įstaigą. Taip pat galite sukurti atskirą asmeninį failą kaip atskirą saugyklos vienetą. Ši taisyklė taikoma asmeniniams failams, kurie yra nuolat saugomi.
4 žingsnis
Kurdami asmeninius failus, atsižvelkite į skirtingus saugojimo laikotarpius. Kalbant apie ilgalaikio ir nuolatinio tinkamumo vartoti atvejus, sudarykite juos atskirai ir įtraukite į skirtingas atsargas.
5 žingsnis
Grupuokite personalo užsakymus į bylas pagal nustatytus saugojimo laikotarpius. Kiekvienoje asmens byloje dokumentai įrašomi chronologine tvarka, tai yra nuo metų pradžios iki pabaigos, taip pat iki jų patvirtinimo, surašymo, registravimo dienos.
6 žingsnis
Atvejai, suformuoti iš asmeninių sąskaitų, asmeninių kortelių, darbo knygų, taip pat asmeninių bylų komplektų, sisteminami griežtai abėcėlės tvarka. Naudodamiesi tokiu dizainu, atlikite papildomą paaiškinimą nurodydami pirmąsias tris raides asmenų, kuriems buvo atidaryta asmens byla, varduose.
