Asmens byla yra dokumentų rinkinys, kuriame yra informacija apie darbuotoją nuo įsakymo priimti į darbą pasirašymo iki įsakymo dėl atleidimo iš darbo dienos. Mūsų šalyje asmens bylas privaloma tvarkyti tik valstybės tarnautojams. Tačiau dauguma įmonių ir organizacijų nori tvarkyti ir registruoti darbuotojų duomenis.
Nurodymai
1 žingsnis
Asmens byloje paprastai yra tokia informacija apie darbuotoją: asmens apskaitos žiniaraštis, švietimo dokumentų kopijos, įsakymo ir darbo prašymo kopija, darbo sutartis, jos pakeitimai ir papildymai, dokumentai apie atestaciją ir kvalifikacijos kėlimas, taip pat kiti dokumentai, būtini personalo tarnybai (santuokos liudijimo, gimimo liudijimo, paso, karinio asmens tapatybės dokumento kopija ir kt.).
2 žingsnis
Kiekvieno darbuotojo asmens byla surašoma atskirame aplanke su kartoniniu viršeliu - segtuvu. Jame yra rekvizitai: pavardė, vardas, darbuotojo tėvavardis, bylos iškėlimo data. Atleidus darbuotoją, asmens byla uždaroma. Dokumentai turi būti pateikti archyvui.
3 žingsnis
Uždarytos asmens bylos sunumeruojamos, surašomas vidinis bylos dokumentų aprašas. Aplanke esantys dokumentai surenkami chronologine tvarka - nuo darbuotojo atvykimo iki atleidimo dienos. Vidaus aprašas sudaromas ta pačia tvarka. Inventoriaus lapų numeracija yra atskira nuo asmens bylos dokumentų numeracijos.
4 žingsnis
Darbuotojų asmens bylos vadovo įsakymu išduodamos tik vadovui ar kitiems asmenims, taip pat pačiam darbuotojui. Asmeninėje byloje saugoma informacija yra konfidenciali, o tai reiškia, kad jos negalima atskleisti nepažįstamiems žmonėms. Draudžiama keisti ankstesnius asmens bylos dokumentus, taip pat juos išgauti.
5 žingsnis
Personalo skyrius veda tik esamų darbuotojų apskaitą. Atleistų darbuotojų dokumentai perduodami į archyvą. Jie ten saugomi 75 metus, o vadovų, vadovų, taip pat apdovanojimus ir laipsnius turinčių asmenų asmens bylos yra neterminuotos.
