Darbuotojo asmens byla yra informacija, atspindinti visus darbuotojo ir organizacijos santykių etapus. Jį sudaro (prižiūri ir įformina) personalo įstaiga arba specialiai įgaliotas pareigūnas. Būtina surašyti asmens bylą pagal galiojančias apskaitos tvarkymo taisykles.
Būtinas
- Aplankas „Asmeninė byla“;
- Darbuotojo dokumentai (ar jų kopijos);
- Rašiklis;
- Skylmušiai.
Nurodymai
1 žingsnis
Asmens byla pradedama paskelbus įsakymą dėl darbuotojo paskyrimo į pareigas.
2 žingsnis
Asmens byloje yra: vidinis dokumentų aprašas; klausimynas ir asmens lapas apie personalo įrašus; santrauka;
švietimo dokumentų (ir visų kvalifikacijos pažymėjimų) kopijos; asmens tapatybės kortelės; pažymos ir kiti dokumentai, patvirtinantys darbuotojo asmens duomenų pasikeitimus (santuokos liudijimo, TIN, draudimo liudijimo, vaikų gimimo liudijimų kopijos); atsakomybės sutartis; visų paskyrimų, perkėlimų, paskatų, komandiruočių, atostogų ir kt. užsakymų kopijos; darbo sutartis (sutartis); pakartotinio sertifikavimo duomenys; charakteristikos.
Visi šie dokumentai (arba jų kopijos) turi būti pateikiami viename aplanke.
3 žingsnis
Vidaus apraše būtina išvardyti visus dokumentus, kurie pateikiami asmens byloje. Dokumentai pateikiami chronologine tvarka, kai tik jie tampa prieinami. Vidinio aprašo stulpelyje „Pastaba“nurodoma, kad dokumentai yra atsiimti arba originalai pakeisti kopijomis. Vidaus aprašą pasirašo jį surašęs darbuotojas, nurodydamas pavardę, vardą, tėvavardį ir surašymo datą.
4 žingsnis
Į asmeninę bylą įrašyti įrašai rašomi rašikliu ar tušinuku juodai, mėlynai arba violetine spalva, taisyti negalima.
5 žingsnis
Darbuotojo asmens bylos ir jo vidaus inventoriaus lapai yra sunumeruoti atskirai.
6 žingsnis
Uždarydami asmens bylą, turite pateikti pareiškimą ir nurodyti atleisti darbuotoją.
7 žingsnis
Asmenines bylas jie saugo organizacijos ar įmonės seife. Jie išduodami asmeniniam naudojimui tik tam tikros kategorijos darbuotojams, turintiems prieigą prie personalo informacijos.
8 žingsnis
Atleistų darbuotojų asmens bylos 75 metus perkeliamos į archyvinę saugyklą. Įmonės vadovų asmens bylos saugomos nuolat.
