Kai sukaupta per daug dokumentų ir jie yra vienoje krūvoje, gali būti sunku suprasti, kuris į ką susijęs. Surasti tinkamą dokumentą yra dar sunkiau. Norėdami išspręsti šią problemą, turite sutvarkyti savo dokumentus. Apibūdintas metodas yra tinkamas ne tik dokumentams popieriuje tvarkyti, bet ir elektroniniams dokumentams, žinoma, su nedidelėmis prielaidomis.
Nurodymai
1 žingsnis
Tvarkyti dokumentus lengva, net jei jų yra per daug. Peržiūrėkite visus turimus dokumentus ir sudarykite kategorijų, pagal kurias jas rūšiuosite, sąrašą. Nustatykite, ar šiame sąraše bus subkategorijų. Pavyzdžiui, pagal bendrą sutarčių kategoriją galima išskirti tiekimo, paslaugų teikimo sutartis. Tarp užsakymų išskirkite bendruosius užsakymus, susijusius su įmonės veikla, ir personalo užsakymus.
2 žingsnis
Kai kategorijų sąrašas bus baigtas, nustatykite, kaip ir kur padėsite dokumentus. Susitarkite su vadovybe dėl kanceliarinių prekių (aplankų, bylų, spalvotų lipdukų) įsigijimo išlaidų, nes rūšiuoti ir platinti dokumentus yra maloniau, jei jums nereikia blaškytis su senais griūvančiais aplankais.
3 žingsnis
Rūšiuoti turimus dokumentus pagal jūsų sudarytą sąrašą. Įdėkite juos į atskiras kaminas. Jei reikia, ant jų užrašykite pieštuku arba priklijuokite lipduką (kad nesupainiotumėte rūšiuojant).
4 žingsnis
Įvertinkite, ar vienos kategorijos (pakategorijos) dokumentai tilps į aplanką, ir padarykite juos. Geriau sutvarkyti dokumentus pagal jų rengimo datą. Paprastai kasdieniame darbe dokumentai pateikiami taip, kaip jie yra sukurti, o naujausi dokumentai yra viršuje. Perkeliant bylas į archyvą, tvarka keičiasi (viršuje yra anksčiausias dokumentas, apačioje - vėliausiai iki sukūrimo datos).
5 žingsnis
Jei į tą patį aplanką pateikiate skirtingų metų dokumentus, vizualiai atskirkite vienus metus nuo kitų spalvotu lipduku ar didesniu lapu. Dėl tokių žymių ateityje bus daug lengviau rasti norimą dokumentą.
6 žingsnis
Padarykite kito dokumento priedą.
7 žingsnis
Jei reikia, surašykite visų aplankų su dokumentais registrą, nurodydami kiekvieno aplanko turinį, jo sukūrimo ir priežiūros pabaigos datą, saugojimo vietą ir pan. Išdėstykite aplankus taip, kad jais būtų patogu naudotis ir nereikėtų prie jų „prasiveržti“per toną makulatūros.
