Tarnybinis laiškas yra įprastas būdas informuoti trečiąsias šalis paštu. Jis naudojamas, kai būtina turėti rašytinį patvirtinimą apie svarbios informacijos perdavimą partneriui arba kai neįmanoma naudotis kitomis komunikacijos rūšimis. Šis dokumentas turi daugybę veislių, tačiau yra bendrų taisyklių, į kurias reikia atsižvelgti rengiant tokį laišką.
Būtinas
Firminis blankas
Nurodymai
1 žingsnis
Norėdami pradėti, įsigykite savo organizacijos firminį blanką, specialiai sukurtą šioms raidėms. Pagrindinis skirtumas nuo standartinių firminių blankų yra pašto duomenys kartu su banko duomenimis. Jei jūsų įmonėje taip nėra, paruoškite savo versiją. Čia įdėkite logotipą ir nurodykite organizacijos pavadinimą, banko duomenis, pašto adresą, telefonus, faksą ir el. Paštą bendravimui.
2 žingsnis
Viršutiniame dešiniajame kampe nurodykite laiško adresatą (įmonės pavadinimą, pašto adresą, pareigas, vardą ir pavardę). Jei laiškas skirtas kelioms organizacijoms, jų adresai dedami vienas po kito, bet ne daugiau kaip keturi iš eilės ir nenurodant lyderių. Dabar eikite tiesiai į laiško tekstą, nes šis dokumentas nerašo jo pavadinimo (skirtingai nei aktai, atmintinės ir kt.). Vietoj to galite trumpai nurodyti laiško temą, savo kreipimosi esmę - „apie pavėluotą mokėjimą“, „apie sąlygų pakeitimą“ir kt.
3 žingsnis
Laiško tekstas turi būti verslo stiliaus. Kuo trumpiau ir tiksliau pasakykite esmę, kad būtų išvengta painiavos perduodant svarbią informaciją. Vienas laiškas turėtų būti skirtas vienam klausimui. Nebandykite vienu laišku išspręsti visų problemų tarp jūsų ir partnerio. Kiekvienas iš jų turėtų būti vertinamas atskirai, nes gali būti skirtingi atlikėjai, be to, tai gali būti svarbu kilus ginčams, kuriems reikia sprendimo teisme. Atitinkamai geriausia nerodyti laiško tūrio už vieno puslapio.
4 žingsnis
Galiausiai skyriuje Priedai išvardykite visus papildomus dokumentus. Palikite vietą vadovo parašui ir skliausteliuose iššifruokite jo parašą (pavardė, inicialai). Bendravimui būtinai nurodykite visą atlikėjo vardą ir biuro telefono numerį. Pasirašykite originalą su savo vadovu ir užregistruokite laišką savo organizacijos sekretoriuje kaip siunčiamą dokumentą.
