Laiškas klientui rašomas, jei jūsų organizacijos neįmanoma įvykdyti įsipareigojimų jam, jei jis nepervedė pinigų už pristatytas prekes ir jei reikia jį informuoti apie naują asortimentą.
Nurodymai
1 žingsnis
Pradėkite savo laišką klausdami, kas atstovauja kliento organizacijai. Šioje laiško dalyje tinka tokios mandagumo išraiškos kaip „Mielasis Ivane Andreevič“, „Misteris Remizovas“. Jei kliento įmonėje nėra konkretaus asmens, su kuriuo buvo užmegzti santykiai, susisiekite su „Gerbiamieji“.
2 žingsnis
Prisistatykite savo organizacijos pavadinimu. Naudokite standartines frazes, pavyzdžiui, „MontazhSpetsStroy LLC norėtų išreikšti pagarbą jums ir palinkėti jūsų organizacijai klestėjimo“. Tai leis jums orientuotis kliente, skaitant pagrindinį tekstą, jis nesusimąstys, kas yra laiško adresatas.
3 žingsnis
Suformuluokite laiško priežastį. Nuo to priklauso rašymo forma ir pranešimo turinys. Dažniausia laiškų klientui rašymo priežastis yra nemokėjimas už pristatytas prekes ar suteiktas paslaugas. Tokiu atveju remkitės atitinkama sutarties sąlyga, nurodykite, kad klientas yra atsakingas už sąskaitos apmokėjimą per tam tikrą laiką. Jei tai nėra pirmasis jūsų laiškas šia tema, kreipkitės į kliento atsakomybę už tiekimo sutarties X punkte nustatytų įsipareigojimų nevykdymą. Atkreipkite dėmesį, kad neapmokėjus sąskaitų, teks kreiptis į teismą.
4 žingsnis
Atsiprašykite kliento, jei laiško rašymo priežastis buvo nesugebėjimas jam pristatyti prekių sutartyje nustatytomis sąlygomis. Nebandykite paaiškinti priežasčių, kodėl praleidote pristatymo laiką, klientas tuo nesidomi, geriau informuokite jį apie tai, kiek laiko jūsų organizacija sugebės įvykdyti savo įsipareigojimus pagal sutartį. Laiško pabaigoje naudokite frazes „Ačiū už supratimą“, „Tikimės tolesnio bendradarbiavimo“.
5 žingsnis
Informuokite klientą apie naują jūsų įmonės siūlomą produktų liniją, jei jūsų partneris nežino apie pakeistą asortimentą. Tokiame laiške pageidautina nurodyti, kokias nuolaidas klientas gaus sudarydamas naujas tiekimo sutartis kaip nuolatinis klientas.
6 žingsnis
Prenumeruokite laiško pabaigoje. Palikite savo kontaktinę informaciją, kad klientas žinotų, kaip susisiekti su jūsų organizacija. Linkiu viso ko geriausio organizacijai ir jai atstovaujančiam asmeniui.
