Įprasta konferenciją vadinti išplėstiniu posėdžiu, kuriame dalyvauja kelių organizacijų atstovai. Konferencijos gali būti žinybinės, sektorinės, regioninės, tarpregioninės, tarptautinės. Jie aptaria įvairias, bet su temomis susijusias problemas. Kai kuriais atvejais būtent konferencijos sprendimas lemia organizacijos plėtros strategiją. Tokį renginį gali surengti bet kuris išsilavinęs asmuo, tačiau reikia atsižvelgti į kai kurias aplinkybes.
Būtinas
- - dalyvių sąrašas;
- - kalbų santrauka;
- - vaizdinė medžiaga;
- - techninės priemonės.
Nurodymai
1 žingsnis
Sudarykite dalyvių sąrašą. Paprastai pranešėjams apie būsimą konferenciją pranešama iš anksto, jie turi patvirtinti savo sutikimą ir pranešti pranešimų temą. Kartais sąlygos reikalauja pateikti ataskaitų tekstus arba bent jau santrauką. Patikrinkite medžiagas.
2 žingsnis
Nuspręskite taisykles. Tai priklauso nuo konferencijos trukmės, pranešėjų skaičiaus ir darbo formų. Ar numatomi tik plenariniai posėdžiai, ar dalis darbo vyks skyriuose? Antruoju variantu ataskaitoms galima skirti daugiau laiko.
3 žingsnis
Būtinai skirkite laiko bendriems pristatymams ir atsakymams į klausimus. Nuspręskite klausimų formą. Dalyviai gali jų paklausti žodžiu, iškart po pristatymo. Tada turėtumėte pasirūpinti papildomais mikrofonais. Klausimus galima pateikti ir raštu, tada reikia pagalvoti apie vietą, kur klausytojai įdės natas. Kai kuriuos klausimus galite paruošti iš anksto.
4 žingsnis
Sudarykite dienotvarkę. Kalbų tvarka gali būti skirtinga, ji priklauso nuo temos, tačiau bet kokiu atveju geriau konferencijos pradžioje aptarti bendruosius klausimus, o tada pereiti prie detalių. Kas pusantros ar dvi darbo valandas suteikite trumpą pertraukėlę (pravartu surengti kavos pertraukėlę), o per vidurį - ilgą pertrauką, kurios metu dalyviai gali atsipalaiduoti ir papietauti. Jei konferencija trumpa (pavyzdžiui, perrinkimas), ilgų pertraukų nereikia.
5 žingsnis
Patikrinkite techninių priemonių būklę. Patikrinkite kompiuterį ir vaizdo grotuvą. Paklauskite vedėjų, kokios įrangos jiems reikia ir kokios programos ten turėtų būti. Paprašykite vedėjų pateikti vaizdą prieš konferenciją. Labai gerai, jei asmuo, dirbantis su kompiuteriu, turi sąrašą, kada ką pristatyti. Prieš konferenciją patikrinkite, ar atvyko visi pranešėjai, ar nėra temos pokyčių.
6 žingsnis
Pagalvokite apie savo pradines pastabas. Turite pasakyti keletą sveikinimo žodžių dalyviams, paaiškinti, kokiam renginiui skirta konferencija, procedūrą, taisykles. Prieš prasidedant ataskaitinei ir rinkimų konferencijai, suteikite žodį balsų skaičiavimo komisijos pirmininkui, kuris turi pasakyti, kiek delegatų turėjo būti ir kiek jų yra. Jei trūksta nedaug, pasiūlykite pradėti renginį. Kartais šią akimirką yra tikslinga giedoti valstybės ar tarptautinės organizacijos himną. Pasiūlykite pasirinkti pirmininką, sekretorių, skaičiavimo ir redakcijos komisiją. Daugeliu atvejų sąrašus galima parengti iš anksto. Renginį gali vesti pirmininkas, kuris paskelbia darbotvarkės projektą (geriau prieš pradedant jį surašyti ir atsispausdinti). Pirma, projektas yra priimamas, tada jame daromi pakeitimai ir papildymai, o po to patvirtinama visa darbotvarkė.
7 žingsnis
Konferencijos metu vedėjas, nepaisant to, ar jis yra pirmininkas, ar ne, turi nuolat būti kambaryje. Organizacinius klausimus jis sprendžia jiems kylant. Jei vis tiek reikia išvykti, patikėkite savo pareigas kam nors iš bendraminčių.
8 žingsnis
Konferencija paprastai baigiasi priimant kažkokį sprendimą. Pirmininkas perskaito projekto tekstą, auditorija daro pakeitimus ir papildymus, redakcijos komitetas juos pristato, o po to sprendimas yra patvirtinamas.
