Anksčiau ar vėliau kiekvienam darbuotojui iškyla klausimas: kaip tinkamai parengti savo darbo ataskaitą. Bet kokia ataskaita yra svarbi darbuotojo ir vadovo priemonė, naudodamasis šia formalizuota komunikacijos rūšimi, vadovas gauna reikalingą informaciją, kurios jam reikia analizuoti ir įvertinti darbuotojo veiklą.
Nurodymai
1 žingsnis
Pirmiausia būtina nustatyti, kokio tipo ataskaitą reikia parengti: vienkartinę ar darbo. Vienkartinės ataskaitos paprastai sudaromos remiantis konkrečios veiklos rezultatais, o darbuotojai leidžia periodiškai analizuoti darbuotojo atliktą darbą (apimtį ir rezultatą).
Periodinės ataskaitos gali būti: kasdieninės (gali būti naudojamos svarbiems trumpalaikiams projektams stebėti arba darbuotojo bandomuoju laikotarpiu), savaitinės (dažniausiai), mėnesio, ketvirčio ir parengtos (tokio tipo ataskaitose yra daug analitinės informacijos) ir paprastai teikiama vyresniajai vadovybei).
2 žingsnis
Taigi kaip teisingai parašyti darbo ataskaitą?
Pirmiausia turite nuspręsti dėl ataskaitos laiko ir savo darbo grafike numatyti jos parengimo laiką. Tai gali būti nedidelis laiko tarpas kiekvieną dieną arba konkretus laikas, skirtas iškart surašyti visą ataskaitą, svarbiausia nedelsti iki termino pabaigos.
3 žingsnis
Visų pirma nuspręskite apie savo darbo tikslus. Ataskaitos turinys turėtų būti informatyvus, aiškus ir, pageidautina, glaustas. Nepamirškite apie „septynių taisyklę“, kuri sako, kad mūsų sąmonė vienu metu gali efektyviai įsisavinti 7 elementus (+/- 2). Atitinkamai pageidautina pabrėžti būtent šį ataskaitos punktų ar skyrių skaičių.
4 žingsnis
Svarbu mokėti susitelkti ties savo veiklos rezultatais, aprašyti, kokios užduotys buvo atliktos, o ne tik išvardyti tam tikrą laikotarpį atliktus veiksmus.
5 žingsnis
Kad būtų aiškiau, atsakymą pateikite lentelėmis, paveikslėliais, diagramomis.
6 žingsnis
Situacija yra supaprastinta, jei jūsų įmonė jau parengė ataskaitų formas (formas, lenteles, kurias reikia užpildyti pateikiant savo pastabas)
7 žingsnis
Svarbu ne tik tai, ką parašėte ataskaitoje, bet ir tai, kaip atsiuntėte. Čia turėtumėte prisiminti auksinę taisyklę: dienos ataskaitos siunčiamos darbo dienos pabaigoje, o ne kitą rytą. Kas savaitę - penktadienio, o ne pirmadienio rytą.
8 žingsnis
Kitas patarimas: prieš siųsdami ataskaitą, perskaitykite ją dar kartą, pabandykite tai padaryti savo vadovybės akimis. Kokių klausimų turite? Galbūt reikia ką nors pridėti arba, priešingai, kiek įmanoma supaprastinti informaciją.
