Norint parengti teisingą ataskaitą, būtina aiškiai apibrėžti ataskaitos tikslą ir formą. Ataskaita sudaroma keliais etapais, leidžianti teisingai pabrėžti pagrindinius dalykus.
Būtinas
Ataskaitos metmenys, ataskaitos tikslas
Nurodymai
1 žingsnis
Į šį procesą turite kreiptis atsakingai, ypatingą dėmesį skirdami ataskaitos tikslui. Norint, kad ataskaita būtų surašyta teisingai, pirmiausia reikia atsakyti į klausimą: „Kodėl ataskaita surašoma“. Tik tokiu atveju atsižvelgsite į visas „spąstus“. Į šį klausimą gali būti keli atsakymai. Kai kurie iš jų yra šie: • Ataskaitoje turėtų būti informuojama arba paaiškinama;
• Ataskaita rengiama siekiant rekomendacijos;
• ataskaita turėtų motyvuoti ar įtikinti;
• Ataskaita gali tęsti diskusijas arba sustiprinti ankstesnę žinią / diskusiją;
• Ataskaita gali būti instrukcijos dalis.
2 žingsnis
Verslo ataskaitos tipas Nuspręskite, kokia verslo ataskaita jums reikalinga šiuo konkrečiu atveju. Verslo ataskaitą galima pateikti: • raštu ir žodžiu;
• Oficialus ir neformalus;
• tradicine forma ir originalia forma;
• Vieno puslapio ir kelių tomų forma. Be to, ataskaita gali būti parengta namuose arba ją gali atlikti užsakomosios konsultacijos.
3 žingsnis
Ataskaitos sudėtis Antraštinis puslapis. Čia nurodomas ataskaitos pavadinimas, asmens, kuriam skirtas pranešimas, vardas ir pavardė bei pareigos, ataskaitą parengusio asmens vardas, pavardė ir pareigos. Šioje dalyje nurodykite ataskaitos tikslą arba iškilusios problemos pobūdį. Jei ketinate parengti ilgą ataskaitą, įžangoje gali būti ataskaitos metmenys. Šioje ataskaitos dalyje pateikite visą informaciją, svarbią ataskaitos tikslui ar problemai, kurią reikia aptarti. Paskutinėje ataskaitos dalyje būtina nurodyti išvadas, padarytas remiantis gauta informacija.
4 žingsnis
Ataskaitos formatavimas Formatuodami ataskaitą turite naudoti įvairias priemones. Atskirkite pastraipas su tarpais, kad būtų lengviau skaityti dokumentą. Šrifto dydis ir tipas. Pasirinkite šriftą, kuris yra optimalus skaityti. Paantraštes galima pasirinkti pakeitus šrifto dydį. Kursyvas, pusjuodis, pabraukimas ir specialieji simboliai pabrėžia pagrindinius ataskaitos dalykus. Išskaidę tekstą po puslapį, galite sutelkti skaitytojo dėmesį į svarbius dalykus.
