Nomenklatūra yra visų archyvą sudarančių ir naujai atidarytų tam tikroje organizacijoje atvejų, įtrauktų į sistemą, sąrašas. Joje turi būti nurodytas bylos indeksas, pavadinimas, nustatyti jo laikymo terminai.
Nomenklatūros atmainos
Biuro darbe yra trys pagrindinės nomenklatūros rūšys: standartinė, apytikslė ir individuali. Standartas yra įtvirtintas federaliniame įstatyme ir yra pavyzdys rengiant nomenklatūrą to paties tipo organizacijose. Apytikslėje nomenklatūroje nėra griežtai normalizuoto atvejų skaičiaus. Jame yra sąrašas atvejų, kuriuos rekomenduojama atidaryti su jų rodyklėmis. Minėtos nomenklatūros rūšys sudaromos valstybės ir savivaldybių organizacijose ir institucijose. Privačių organizacijų darbuotojai, remdamiesi įstatymais nustatytais dokumentais, ataskaitų rūšimis, darbo planais ir kt. kuriamas individualių atvejų sąrašas. Ji apima visą suformuotų įmonės atvejų apimtį.
Nomenklatūros sudarymo tvarka
Kiekvienais metais, remiantis senąja, sudaroma nauja bylų nomenklatūra. Be to, visi dokumentai gali būti peržiūrimi. Svarbus nomenklatūros komponentas yra dėklo galiojimo laikas. Tuo remiantis išskiriami laikino, ilgalaikio ir nuolatinio saugojimo atvejai. Laikinų failų saugojimo laikas yra trumpesnis nei dešimt metų, ilgalaikis - daugiau nei dešimt metų. Dokumentams, kurių saugojimo laikotarpis yra pasibaigęs, sudaromas aprašas, kuriame aiškiai nurodytais atvejais nurodomas dokumento eilės numeris, pavadinimas, sukūrimo metai, lapų skaičius ir kita informacija. Sudarius inventorizaciją, šie dokumentai gali būti sunaikinti.
Struktūriškai nomenklatūrą vaizduoja skyriai, poskyriai. Tačiau šis skirstymas būdingas vyriausybinėms organizacijoms ir institucijoms. Privačiose organizacijose šis suskirstymas yra sąlyginis ir labiau pabrėžia pagrindines jų veiklos sritis, o ne atspindi valdžios ir pavaldumo santykius.
Nomenklatūros lentelę sudaro penki stulpeliai: pirmame pateikiamas bylos indeksas, antrame - bylos pavadinimas, trečiame - puslapių skaičius (nurodomas einamųjų metų pabaigoje), ketvirtame - saugojimo laikotarpis nustatyta norminių teisės aktų, penktoji - pastabos dėl bylos iškėlimo, įtraukimo į inventorių sunaikinimo tikslu ir kt.
Į nomenklatūrą įtrauktas ilgalaikio ir nuolatinio saugojimo atvejis turėtų būti ne daugiau kaip du šimtai penkiasdešimt puslapių. Jei kaimų skaičius viršija normą, patartina bylą padalyti į dvi ar daugiau.
Sudaryta bylų nomenklatūra turi būti suderinta su archyvų skyriumi ir pasirašyta organizacijos vadovo.
