Kiekvieną dieną bet kurioje organizacijoje - valstybinėje įstaigoje, didelėje ar mažoje įmonėje, individualiame verslininke - reikia patvirtinti faktus, kuriuos reikia spausdinti. Dažniausiai šie faktai siejami su pinigais arba pareigūnų parašų (jų tikrumo) patvirtinimu ant įvairių dokumentų. Tuo pačiu metu yra dokumentų, ant kurių antspaudo atspaudo nereikia.
Kiekvienas juridinis asmuo privalo turėti antspaudą. Ši norma yra įtvirtinta įstatyme. LLC, CJSC, OJSC ir kitos organizacijos privalo naudoti apvalų antspaudą, kurio atspaude yra visas įmonės pavadinimas rusų kalba ir nuoroda į jos teritorinės vietos vietą. Įmonės pavadinimas taip pat gali būti nurodytas užsienio kalba. Antspaudo antspaudas pateikiamas dokumentų duomenų sąraše, remiantis GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentams “(priimtas 2003 03 03). Pvz., Antspaudas nėra įtrauktas į daugelio pirminių apskaitos dokumentų, išskyrus banko dokumentus, kasos kvitus, gabenimo dokumentus ir kt., Privalomų duomenų sąrašą. Sutartis turi būti užantspauduota antspaudas, jei tai numatyta pačioje sutartyje, sąlyga arba jei formoje nurodytos dvi raidės „MP“(„Plombos vieta“). Tas pats pasakytina apie atliktus darbus (paslaugas). Antspaudas taip pat nurodomas įgaliojime, kurį organizacija išduoda darbuotojui (ši pozicija nurodyta Rusijos Federacijos civiliniame kodekse - 185 straipsnio 5 straipsnis). Nereikalaujama, kad kai kurių finansinių ataskaitų formų antspaudas (Rusijos Finansų ministerijos 2003 m. liepos 22 d. N 67n ir nuo 2010 07 02 N 66n įsakymų nuostatos), tačiau pagal Rusijos finansų ministerijos 2009 10 15 įsakymus N 104n ir nuo 2008 05 05 N 54n, mokesčių deklaracijų formos (PVM, pajamų mokesčio ir kt.) Turi būti užantspauduotos. Privalomas sertifikatas su organizacijos antspaudu pateikiamas svarbiausiems personalo dokumentams: pirmajam darbo knygos puslapiui, kelionės pažymėjimui (forma Nr. T-10), darbo priėmimo pagal terminuotą darbo sutartį aktu. (formos Nr. T-73). Rusijos Federacijos darbo kodekse (57 straipsnis) reikalavimas dėl darbo sutarties antspaudo nėra išdėstytas, tačiau praktiškai dažniausiai dedamas antspaudas. Atsižvelgiant į tai, kad yra daug dokumentų, kurių nėra vienareikšmis sprendimas dėl antspaudo buvimo ar nebuvimo, organizacija turėtų parengti savo tvarką (poziciją, nurodymą), kurioje būtina užregistruoti dokumentų, kuriuos reikia patvirtinti antspaudu, sąrašą. Apytikslis jų sąrašas yra išvardytas Valstybinėje dokumentų tvarkymo sistemoje - 1988, 1991. Galimos šios galimybės: - veiksmai (atlikti darbai, ekspertizė, nurašymas, objektų priėmimas ir kt.), - vartojimo normos (- antspaudų atspaudų pavyzdžiai, taip pat darbuotojų, kuriems suteikta teisė atlikti finansines ir ekonomines operacijas, parašų pavyzdžiai; - garantijos raštai; - susirašinėjimas su įmonės vadovybe ir struktūromis. įvairios vyriausybinės įstaigos (pavyzdžiui, su mokesčių tarnyba, nebiudžetinėmis lėšomis ir pan. Antspaudą galima padaryti ne vieną, o kelis (dokumentais patvirtinus šį faktą) - kiekvienam atskiram organizacijos skyriui. Kiekvienas antspaudas turės savo konkretų tikslą - bilietams, dokumentams, sąskaitoms faktūroms. Dokumento antspaudas turi būti dedamas toje lapo vietoje, kur yra atrama „MP“(„Plombos vieta“). Jei jo nėra, antspaudas užklijuojamas taip, kad atspaudas sutaptų su žodžio dalimi - dokumentą pasirašiusio asmens pozicija. Tokiu atveju parašas turi būti aiškiai atskiriamas, kaip ir visa informacija iš antspaudo atspaudo.
