Daugelio įmonių veikla siejama su prekių tiekimo, žaliavų ir komponentų pirkimo sutarčių sudarymu. Kiekviena įmonė sudaro sutartis su darbuotojais. Kad būtų lengviau naudotis dokumentais, plačiai paplitusi praktika išlaikyti įvairiausius apskaitos žurnalus. Tokiame žurnale patogu fiksuoti, pavyzdžiui, atskirų dokumentų judėjimo chronologiją ir sutarčių detales.
Būtinas
- - sutarčių apskaitos žurnalas;
- - sutartys.
Nurodymai
1 žingsnis
Sukurti sutarčių apskaitos tvarkymo formą. Tai turėtų atspindėti įmonės specifiką ir būti lengvai naudojama. Didelėje įmonėje tokią žurnalo formą galite patvirtinti specialiu užsakymu, papildydami ją rekomendacijomis, kaip užpildyti dokumentus.
2 žingsnis
Sukurkite žurnalo titulinį puslapį. Čia įveskite dokumento pavadinimą. Atspindėkite įmonės pavadinimą ir visą reikiamą informaciją. Įveskite registravimo pradžios datą. Didelėje įmonėje patartina turėti atskirą kiekvieno struktūrinio padalinio sutarčių žurnalą. Žurnalo puslapius sunumeruokite, susegkite, jei reikia, ir užklijuokite organizacijos antspaudą.
3 žingsnis
Darbo žurnalo puslapius padalykite į kelis stulpelius, kurių skaičių nulems jūsų poreikiai ir sutarčių specifika. Pateikite dokumento eilės numerio, sutarties datos ir jos galiojimo pabaigos stulpelius. Atskirame stulpelyje bus trumpai nurodytas sutarties dalykas. Į žurnalą įtraukite ir asmenis, atsakingus už sutartinių įsipareigojimų vykdymą.
4 žingsnis
Jei manote, kad elektroninė žurnalo forma bus patogesnė, sukurkite savo programinės įrangos produktą sutartims įrašyti arba užsisakykite šį darbą specializuotoje organizacijoje. Kai kuriais atvejais šiam tikslui galite naudoti „Microsoft Excel“skaičiuoklės programą.
5 žingsnis
Paskirk pareigūną, kuris bus atsakingas už žurnalo tvarkymą. Paprastai šis asmuo yra įmonės personalo skyriaus darbuotojas arba teisinio skyriaus darbuotojas.
6 žingsnis
Nustatykite taisyklę, kad sutarčių apskaita turi būti sisteminga, joje nuolat pateikiama dokumentacija, o ne kiekvienu atveju atskirai. Tai leis įmonės vadovybei susidaryti išsamų vaizdą apie įmonėje vykstančius procesus ir suteiks galimybę greitai naršyti tankiame dokumentų sraute.
