Susitikimai yra esminis verslo gyvenimo elementas. Tai stebėjimo, valdymo tikslų nustatymo ir grįžtamojo ryšio įgyvendinimo priemonė. Susitikimo metu sudaromos ataskaitos ir pateikiama informacija apie esamą padėtį. Jos dalyviai turi galimybę pasikalbėti vieni su kitais ir galiausiai priimti sprendimus, reikalingus sėkmingai atlikti paskirtas užduotis.
Nurodymai
1 žingsnis
Apibrėžkite susitikimo tikslą. Jos dalyviai gali susiburti, pavyzdžiui, iš anksto pasikeisti nuomonėmis, išklausyti pranešimą apie padėtį, parengti rekomendacijas bet kokiems klausimams spręsti arba priimti šiuos klausimus. Susitikimo tema turėtų dominti kiekvieną susitikimo dalyvį.
2 žingsnis
Sudarykite susitikimo darbotvarkę. Jame nurodykite klausimų, kuriuos reikia išklausyti ir aptarti, sąrašą. Reikėtų aptarti tik tuos klausimus, kurių negalima išspręsti darbo tvarka. Nusiųskite preliminarią susirinkimo darbotvarkę visiems dalyviams ir išklausykite jų norus bei komentarus susitikimo tema ir darbotvarke. Koreguokite dienotvarkę atsižvelgdami į išsakytus norus.
3 žingsnis
Nuspręskite susitikimo vietą, laiką ir būdą. Paskirti pranešėjus ir kontaktinius centrus kiekvienam darbotvarkės klausimui. Paprašykite vedėjų iš anksto pateikti savo santraukas. Nustatykite susitikimo tvarkaraštį, nurodykite laiką, skirtą kiekvieno klausimo aptarimui. Kiekvienam dalyviui išsiųskite galutinę susirinkimo darbotvarkę ir darbotvarkę.
4 žingsnis
Jei reikia, atsiųskite dalyviams pranešimų santraukas, kurios bus pristatytos susirinkime, priimamų sprendimų projektus, informacinius užrašus ir analitinę medžiagą.
5 žingsnis
Apsvarstykite klausimą, kaip geriausiai pasodinti susirinkimo dalyvius, kad sumažintumėte konfliktinių situacijų galimybę iki minimumo. Psichologai pastebėjo, kad žmonės, sėdintys vienas priešais kitą, įsivelia į konfliktus ir ginčus, rečiau - šalia sėdintys. Apsvarstykite šį veiksnį.
6 žingsnis
Nurodykite pirmininką, kuris galės vesti susitikimą, kad visi klausimai būtų išspręsti optimaliu būdu ir per trumpiausią įmanomą laiką. Norėdami tai padaryti, jis turi pateikti konstruktyvius kiekvieno susitikimo dalyvio sprendimus ir padaryti diskusiją dalykišką.
7 žingsnis
Užtikrinkite griežtą posėdžio programos vykdymo tvarką, ji bus gana sėkminga, o joje priimti sprendimai bus veiksmingi.
