Siunčiami dokumentai yra oficialūs laiškai, kuriuos organizacija siunčia adresatams iš trečiųjų šalių (tiekėjams, vartotojams, reguliavimo institucijoms ir kt.) Arba kolegoms iš kitų miestų. Paprastai už šio susirašinėjimo tvarkymą atsako du darbuotojai: sudarytojas ir raštvedys. Pirmasis yra atsakingas už teksto parengimą ir susitarimą. Antrasis registruoja laišką, siunčia originalą į paskirties vietą ir saugo tarnybinę kopiją.
Būtinas
- - įmonės forma;
- - kompiuteris, kuriame įdiegtas teksto redaktorius;
- - siunčiamų dokumentų registravimo žurnalas.
Nurodymai
1 žingsnis
Jei esate kompiliatorius
Paruoškite dokumento projektą. Siunčiami laiškai gali būti iniciatyvūs ir reaguoti. Pirmuoju atveju jūs pradedate (inicijuojate) susirašinėjimą su kita organizacija ar konkrečiu asmeniu bet kokiu oficialiu klausimu. Atsakymo laiške turi būti informacija, atitinkanti gautą užklausą.
2 žingsnis
Atspausdinkite laišką dviem egzemplioriais ant savo organizacijos blankų. Įsitikinkite, kad viršutinė dokumento dalis, vadinamoji „antraštė“, yra tinkamai suformatuota. Be įmonės duomenų, esančių dešinėje esančioje formoje, jame yra adresato duomenys ir laiško antraštė.
3 žingsnis
Viršutiniame kairiajame kampe įveskite asmens, kuriam skirtas dokumentas, vardą, inicialus ir pavardę, organizacijos ar asmens adresą. Informacijos nurodymo procedūra turėtų būti visiškai tokia pati, pavyzdžiui:
UAB „Volna“generaliniam direktoriui
I. I. Sidorovas
Rabochaya g., 37, biuras keturiolika, Saratovas, 109235.
4 žingsnis
Dešinėje, po išsamią informaciją apie savo organizaciją, įdėkite laiško pavadinimą. Jis turėtų būti trumpas, aiškiai atspindintis teksto turinį. Pvz.: "Dėl planinio pastato sanitarinės būklės patikrinimo atlikimo" arba "Dėl informacijos apie namus, kuriems reikia kapitalinio remonto, teikimo".
5 žingsnis
Pradėkite pagrindinį tekstą kreipdamiesi į adresatą ir nurodydami priežastį, dėl kurios šis laiškas jam siunčiamas. Pvz.: „Gerbiamas Ivanai Ivanovičiau! Apie numatomą nuomojamo pastato sanitarinės būklės patikrinimą informuojame 2011 m. Sausio 14 d. “.
6 žingsnis
Jei prie siunčiamo dokumento yra priedų, išvardykite juos po pagrindinio teksto, pavyzdžiui: „Priedas 3 puslapiuose. 1 egzemplioriumi . Paskutinio teksto puslapio apačioje turėtų būti nurodytas dokumento autorius. Paprastai laiško autorius įveda savo pavardę, inicialus ir darbo telefoną, mažesnį nei pagrindinis šriftas.
7 žingsnis
Bet kuria kryptimi pasitarkite su jūsų organizacijos sprendimus priimančiais laiškais. Pavyzdžiui, dokumentus, susijusius su lėšų išleidimu, tvirtina buhalteris, o atsakymus į mokesčių inspekcijos prašymą pasirašo advokatas. Laišką patvirtinantys organizacijos darbuotojai ant antrojo egzemplioriaus, esančio teksto pabaigoje, žemiau galvos vizos vietos, įdeda asmeninius parašus su nuorašu. Gavęs reikiamus pritarimus, išeinantį dokumentą pasirašo organizacijos vadovas.
8 žingsnis
Pateikite raštininkui sutartą ir pasirašytą dokumentą. Jei norite pasilikti kopiją, atspausdinkite papildomą kopiją. Paprašykite tarnautojo uždėti išeinantį numerį.
9 žingsnis
Jei esate raštininkas
Priimkite siunčiamą laišką iš autoriaus. Patikrinkite, ar yra pagrindinė informacija, patvirtinimo vizos, informacija apie kūrėją ir vadovo parašas. Atkreipkite dėmesį į laiško priedų buvimą.
10 žingsnis
Įrašykite informaciją apie dokumentą į išeinančių laiškų žurnalą. Jei jūsų organizacija perėjo prie elektroninio dokumentų valdymo, elkitės vadovaudamiesi instrukcijomis, kaip tvarkyti duomenų bazę. Tradiciniame popieriniame žurnale nėra griežtų registravimo taisyklių. Tačiau praktiškai dažniausiai naudojama lentelė su šiais stulpeliais:
- data;
- siunčiamo dokumento numeris;
- adresatas;
- santrauka (pavadinimas);
- dokumento rengėjas;
- pastaba.
11 žingsnis
Išeinantis skaičius formuojamas taip. Pirmiausia nurodykite aplanko, kuriame saugomos siunčiamų pranešimų kopijos, atsargų sąrašo numerį. Parašykite konkretaus laiško serijos numerį per brūkšnį arba pasvirąjį brūkšnį. Gausite: "01-14-256" arba "01-14 / 256", kur 01-14 yra bylos numeris, 256 yra dokumento numeris.
12 žingsnis
Specialioje formos eilutėje įveskite išeinantį numerį. Norėdami gauti atsakymo laišką, būtinai nurodykite gaunamo dokumento, su kuriuo jis susietas, numerį. Pirmąjį laiško egzempliorių (be patvirtinimo vizų) užklijuokite voke ir išsiųskite adresatui. Padarykite dokumento kopiją atitinkamame failų aplanke.
