Didžiule ir atskira archyvinio darbo sritimi laikomi tie klausimai, kurie yra susiję su dokumentų paruošimu jų pristatymui į organizacijos archyvą. Štai kodėl jie nusipelno rimto dėmesio, nes šiame darbo su dokumentais etape dažnai daromos įvairios metodinės ir praktinės klaidos, kurios ateityje gali sukelti neigiamų pasekmių archyvo darbe.
Nurodymai
1 žingsnis
Visi darbai, susiję su dokumentų, įskaitant personalo dokumentus, perkėlimu į archyvą, paprastai skirstomi į šiuos etapus: - pirmiausia reikia formuoti dokumentus dabartinėje gamyboje ir ją baigus;
- suformavus bylas, jos turi būti surašytos pagal visas nustatytas taisykles;
- tada atlikti vertės tyrimą ir pasirengti archyviniam saugojimui;
- atlikti visų į organizacijos archyvą perduotų dokumentų inventorizaciją;
- paskutiniame etape perkelti oficialius dokumentus į organizacijos archyvą.
2 žingsnis
Pirma, turėtumėte teisingai suformuoti dokumentus, susijusius su personalu tam tikruose kompleksuose, tai yra atvejais. Specialiuose aplankuose tokie oficialūs dokumentai turėtų būti suformuoti kaip užsakymai įvairiems įmonės darbuotojų veiklos aspektams, darbuotojams, kuriems skirtingi laiko tarpai yra skirti jų saugojimui. Šis etapas turi būti įvykdytas, nes tam tikra su personalu susijusių įsakymų dalis yra skirta tik galiojantiems klausimams, susijusiems su darbo vieta, taip pat priemokoms darbuotojams ir perkėlimui į darbo vietą. Šios rūšies popierius turi būti saugomas įmonės archyve mažiausiai septyniasdešimt penkerius metus. Tuo pačiu metu dauguma užsakymų, susijusių su asmeninio sudėties atstovais, atspindi įmonės darbuotojų veiklos klausimus: užsakymai komandiruotėms, budėjimams, atostogoms ir pan. Tokie dokumentai turėtų būti saugomi penkerius metus. Kad būtų patogiau naudotis paieška ir palengvinti darbą įvairiais atvejais, turėtų būti suformuoti penkerių metų ir septyniasdešimt penkerių metų laikotarpio dokumentai.
3 žingsnis
Būtina teisingai suformuoti įmonės darbuotojų ir visų darbuotojų asmenines sąskaitas, kurios yra susijusios su darbo užmokesčio duomenimis griežtai abėcėlės tvarka. Visi dokumentai asmeniniuose aplankuose turėtų būti išdėstyti tik chronologine tvarka pagal jų gavimo datą. Taip pat būtina, kad visi aplanke esantys dokumentai sudarytų archyvinį aprašą, kuriame būtų: - popieriaus pavadinimas;
- į inventorių įtraukto popieriaus serijos numeris;
- dokumento lapų skaičius;
- dokumento data ir numeris (jei reikia);
- į asmens bylą įtrauktų popieriaus lapų skaičiaus suvestinė;
- pastaba.
