Dokumentų registravimas pateikimui į archyvą vykdomas pasibaigus metams. Taigi dokumentai yra paruošiami saugoti atsižvelgiant į nustatytas taisykles. Priklausomai nuo saugojimo laiko, taip pat nuo dokumentų vertės, bylos baigiamos visiškai arba pagal supaprastintą sistemą.
Nurodymai
1 žingsnis
Sudarykite laikino saugojimo dokumentų (iki 10 metų imtinai) atvejų sąrašą. Patikrinkite bylos susidarymo teisingumą (ar yra dokumentų, kurių saugojimo laikotarpis yra nuolatinis). Palikite bylas aplankuose, jie turėtų būti susisteminti pagal bylų nomenklatūrą ir jų nereikia sunumeruoti. Bylos perduodamos archyvui pagal bylų nomenklatūrą.
2 žingsnis
Ilgalaikio saugojimo atvejais (daugiau nei 10 metų) atliekami šie veiksmai:
1. Korpuso įrišimas (apsiūtas kietame aplanke arba dangtelis tvirtu siūlu keturiose skylėse arba gali būti susegtas).
2. Lapų numeravimas (atliekamas juodu grafito pieštuku viršutiniame dešiniajame kampe, neliečiant dokumento teksto).
3. Parašykite atestavimo užrašą (nurodykite, kiek lapų apsiūta, ar nėra pažeidimų, pasirašykite ir datą).
4. Parengti vidaus dokumentų sąrašą (byloms su ypač vertingais dokumentais, asmeninėms, teisminėms ir tyrimo byloms ir kt.). Inventoriaus pabaigoje nurodykite byloje esančių dokumentų skaičių ir inventoriaus lapų skaičių.
5. Visų bylos viršelio duomenų registravimas (įstaigos pavadinimas, struktūrinis padalinys, bylos raštvedyba, bylos pavadinimas, bylos galiojimo laikas).
3 žingsnis
Atlikite nuolatinio ar ilgalaikio saugojimo dokumentų inventorizaciją. Jame turėtų būti nurodytas individualus bylos numeris, taip pat bylos antraštėje turi būti nurodytas jo turinys ir sudėtis. Inventoriuje taip pat turi būti nurodytas dėklo laikymo laikotarpis. Nurodykite atvejų skaičių ir pirmojo bei paskutinio atvejų skaičių, pasirašykite ir datą. Personalo byloms surašomas atskiras aprašas.
4 žingsnis
Paruoštus failus pateikite archyvui. Archyvo tarnautojas jūsų akivaizdoje patikrins bylų skaičių pagal nomenklatūrą ar inventorių, padarys patvirtinamąjį užrašą, pažymės trūkstamų bylų skaičius, nustatys bylų priėmimo ir perdavimo datą. Inventorius patvirtinamas asmenų, vykdžiusių bylų perdavimą ir priėmimą, parašais.
