Susitikimų rezultatai reikalauja dokumentinio įrašymo protokolo forma. Rengiant šį dokumentą svarbu atspindėti pagrindinį diskusijos dalyką, kuo glaustai pristatant visą diskusiją.
Protokolą po posėdžio surašo posėdžio sekretorius, kuris diskusijos metu turi arba padaryti užrašus, arba vesti diktofono įrašą. Antrasis variantas yra optimaliausias sprendžiant galimus ginčus.
Vizualiai dokumentą sudaro šios dalys:
- Bendra informacija;
- posėdžio darbotvarkė;
- diskusija ir priimti sprendimai.
Bendra informacija
Šis informacijos blokas apima pavadinimą, vietą (miestą, datą, susitikimo laiką), dalyvaujančių asmenų sąrašą. Susitikimo pavadinimas yra pavadinimas. Pavyzdžiui, darbo grupės posėdis personalo klausimais. Datos ir laiko laukelyje nurodoma informacija apie tiesiogiai vykusį susitikimą, o ne apie protokolo pasirašymo datą.
Jei posėdį vykdo nuolatinė struktūra (komisija, darbo grupė ir kt.), Tada bendrojoje informacijoje nurodomas visas nuolatinio posėdžio pirmininko ir sekretoriaus vardas ir pavardė.
Sudarant dalyvaujančių asmenų sąrašą, reikia nurodyti pakviestųjų pareigybių ir darbo vietų pavadinimus. Šis informacijos blokas prasideda žodžiu „Dovanoti“. Tuo atveju, jei susirinkime numatomas balsavimas, dalyvaujantys protokole yra suskirstomi į dvi grupes - turinčius balsavimo teisę ir be teisės dalyvauti balsavime.
Susitikimo darbotvarkė
Susirinkimo darbotvarkė sudaroma prieš posėdį. Tačiau yra, pavyzdžiui, skubių susitikimų išimčių. Šiame bloke išvardijami susitikimo klausimai, nenurodant pranešėjų ir ataskaitų pateikimo laiko. Net jei susirinkimas šaukiamas aptarti vieno klausimo, jis nėra įtrauktas į dokumento pavadinimą, o sudaromas darbotvarkės forma.
Atsižvelgiant į kalbos terminą, pateiktą darbotvarkę pirmininkas gali patvirtinti automatiškai arba dėl jos balsuoti. Šiuo atveju diskusija pradedama klausimu dėl posėdžio darbotvarkės tvirtinimo. Jei nėra prieštaravimų, tada protokole toks sprendimas įforminamas taip: "Dėl darbotvarkės suderinimo klausimas pateiktas balsuoti". Toliau pateikiami tokie balsavimo rezultatai: "Balsavo: už - (balsų skaičius), prieš - ne, susilaikė - ne."
Diskusija ir sprendimų priėmimas
Didžiausias klausimų blokas skirtas diskusijos eigai atspindėti. Kiekvienas darbotvarkės klausimas įrašomas į atskirą langelį, pradedant nuo darbotvarkės formuluotės. Po to eina ataskaita, kuri parengiama tokia forma: „Klausoma: (pilnas kalbėtojo vardas)“. Patyrę transkribuotojai rekomenduoja neužrašyti kalbų, bet palikti bendrą prasmę, kurią galima išreikšti keliais sakiniais. Jei svarbu išsaugoti daugumos pranešimo prasmę, tuomet galite cituoti kalbos tezes ar pristatymo ištraukas protokolo priede, darydami nuorodą į jį dokumento tekste.
Tas pats pasakytina ir apie diskusijos eigos apmąstymą. Jei keli kalbėtojai laikosi tos pačios nuomonės, jų kalbas galima įforminti tokia forma: „Kalbėtojai (visi kalbėtojų vardai), kurie palaikė kalbėtojo nuomonę“.
Dėl kiekvieno klausimo turi būti suformuotas sprendimas. Jis turėtų būti iš anksto parengtas sprendimų projektuose arba diskusijos metu suformuluotas pačių posėdžio dalyvių. Sprendimai priimami konkrečių formuluočių forma, kurios turi būti pateikiamos vienareikšmiškai ir tiksliai. Susitikimo dalyviai gali atsižvelgti į sprendimus, susijusius tik su informacinėmis kalbomis.
Jei susirinkime numatomas balsavimas, kiekvieno klausimo protokole turi būti pateikiami jo rezultatai: „Sprendimas priimtas vieningai“, „Sprendimas priimtas balsų dauguma“, „Sprendimas nebuvo priimtas.“Reikėtų padaryti panašias pastabas. tais atvejais, kai klausimai pašalinami iš diskusijos, atidedami į kitą posėdį arba nesvarstomi dėl to, kad nėra pranešėjo.
Pabaigoje protokolą pasirašo pirmininkas ir sekretorius ir, jei reikia, patvirtina susirinkimą sušaukusios organizacijos antspaudas.
