Posėdžio pabaigoje turėtų būti sudarytas protokolas, kuriame būtų nustatyta posėdžio darbotvarkė, priimti sprendimai, sąlygos, kuriomis jie bus įgyvendinti ir kt. Svarbu protokolą parengti iškart po posėdžio ir neatidėliokite „vėliau“. Gerai, jei profesionalus sekretorius gali tvarkyti protokolus. Tačiau jei taip nėra, tai gali padaryti ir kiti asmenys, žinantys tam tikras posėdžių protokolavimo taisykles.
Nurodymai
1 žingsnis
Asmuo, kuris rengia posėdžio protokolą, turi žinoti visus praėjusių posėdžių sprendimus, kad suprastų priimtų sprendimų logiką. Jei protokoluojate posėdyje, pasidarykite kelių ankstesnių posėdžių protokolų kopijas. Posėdyje nedelsdami dokumentuokite darbotvarkės klausimus.
2 žingsnis
Prie kiekvieno darbotvarkės klausimo užrašykite visas mintis, kurios buvo išsakytos per posėdį. Tai galima padaryti trumpai, nes protokolas bus baigtas rengti ne posėdžio metu, o po jo. Šių užrašų esmė ta, kad su jais nepraleisite nė vienos svarbios minties. Taip pat užrašykite kalbančiųjų vardus, kad prisimintumėte, kas ką ir kokia tema pasakė. Rašykite tik faktus iš teiginių, o ne asmenines nuomones ar prielaidas.
3 žingsnis
Pats protokolo vykdymas turėtų įvykti iškart po susitikimo, kad nepamirštų svarbių dalykų ar neprarastų įrašų. Protokole turėtų būti trumpas susitikimo aprašymas verslo stiliumi. Norėdami tai padaryti, naudokite netiesioginę kalbą, parašykite viską praeityje: „II Ivanovas pažymėjo, kad …“.
4 žingsnis
Protokolo turinį turėtų sudaryti:
1. „dangteliai“, nurodantys susitikimo tikslą ir datą, kartais taip pat nurodant susitikimo pradžios laiką;
2. dalyvaujančių ir nedalyvaujančių asmenų sąrašai;
3. priimtų sprendimų santrauka - nurodant šių sprendimų iniciatorius.
