Tinkamas dokumentų saugojimas yra svarbus biuro darbo elementas. Prieš siunčiant dokumentus į archyvą, jie turi būti mirksintys. Norėdami tai padaryti, turėtumėte žinoti pagrindines bylų archyvavimo taisykles.
Tai būtina
- - yla;
- - adata;
- - atšiaurus siūlas;
- - klijai.
Nurodymai
1 žingsnis
Visus lapus sunumeruokite juodu švino pieštuku. Skaičius dedamas viršutiniame dešiniajame kampe. Pateikite dokumentus chronologine tvarka, pradedant seniausiu. Jei yra vokai su pridėtais dokumentais, turite sunumeruoti voką, o po to - kiekvieną jame esantį dokumentą.
2 žingsnis
Nuimkite visas spaustukus ir kitas metalines dalis. Jei jūsų dokumente nėra padavimo paraštės, priklijuokite popieriaus lapą. Paruoškite visus siuvimo popierius, pagrįsdami keturias dūrius ir įdėdami juos į kartono dangtį.
3 žingsnis
Dokumentų ryšuliai turi būti užveržiami spaustuku, perverti yla arba išgręžti specialiu prietaisu dokumentams susiūti. Nenuimdami spaustukų, siūkite popierius ilga adata, naudodami šiurkščius siūlus, špagatą ar juostą.
4 žingsnis
Norint teisingai siūti, adatą reikia perkelti iš užpakalinės pusės į angą, kuri yra antroji iš eilės, adatą perleisti galine puse ir vėl grįžti į antrąją skylę. Po to adata turi būti iškelta į priekinę pusę ir antroji skylė turi būti siuvama, bet jau iš viršaus. Siūlas ištraukiamas iš užpakalio, o du jo galai pritvirtinami taip, kad siūlų uodegas būtų galima užplombuoti popieriumi (atsekamuoju popieriumi).
5 žingsnis
Organizacijos antspaudas uždedamas ant siūlų priklijuoto popieriaus, o pareigūnai (direktorius, vyriausiasis buhalteris) taip pat pasirašo. Ant kartoninio dangtelio klijuojamas dokumentų sąrašas, kurie pateikiami ryšuliu. Joje turėtų būti nurodytas organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas, data, dokumentų saugojimo laikotarpis ir archyvo kodas, jei jis priimtas jūsų organizacijoje.
