Pirminėje įmonės apskaitos dokumentacijoje yra informacija apie visas verslo operacijas, pinigų judėjimą, darbo užmokesčio apskaičiavimą ir mokėjimą bei mokesčių mokėjimą. Remiantis šiais dokumentais, vedami įrašai, todėl net vieno dokumento praradimas iškreipia finansinę atskaitomybę ir yra teisinis pažeidimas. Pagal str. Įstatymo „Dėl buhalterijos“17 straipsnį įmonės privalo savarankiškai užtikrinti apskaitos dokumentų saugumą.
Nurodymai
1 žingsnis
Įstatymas nustato, kad pirminių apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis yra 5 metai, o Rusijos Federacijos mokesčių kodeksas saugojimo laiką riboja iki 4 metų. Kad išvengtumėte nuobaudų, numatytų Administracinių nusižengimų kodekse (15.11 str.), Vis tiek turėtumėte laikytis ilgesnių įstatymų nustatytų terminų. Be to, yra sąrašas, patvirtintas Rosarkhivo 2000 m. Spalio 6 d. Įsakymu. Pagal jį saugojimo laikotarpis turėtų būti nustatomas atsižvelgiant į kiekvieno konkretaus dokumento rūšį.
2 žingsnis
Įsakymu nustatykite pirminių apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpius, atsižvelgdami į įstatymo nuostatas ir sąraše nustatytas taisykles. Užsakyme nurodykite, nuo kurio momento turėtų būti skaičiuojamas saugojimo laikotarpis. Apskritai dokumentų saugojimo laikotarpio pradžia yra kitų metų, einančių po metų, kuriais dokumentas buvo baigtas atliekant kanceliarinį darbą, sausio 1 d. Pirkimo knygai ir pardavimo knygai nustatykite saugojimo laikotarpio pradžią nuo paskutinio įrašo datos (Taisyklių 15 ir 27 punktai, patvirtinti Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. Gruodžio 2 d. Dekretu Nr. 914).
3 žingsnis
Paskirkite atskirą patalpą apskaitos dokumentams, kuriuose turi būti priešgaisrinės spintelės ir specialūs seifai. Seifai skirti saugoti griežtų ataskaitų formas, be to, juose galima laikyti tuos dokumentus ir dokumentus, kurie pažymėti etikete „Komercinė paslaptis“. Įsakymu nustatykite patekimo į šiuos seifus, vyriausiojo buhalterio įgaliotų atsakingų asmenų tvarką, taip pat pirminės dokumentacijos iš saugyklos išdavimo tvarką.
4 žingsnis
Jei įmonė yra pakankamai didelė ir yra daug dokumentų, organizuokite specialų archyvą. Jis turėtų būti naudojamas perduoti popierius, skirtus nuolatiniam (amžinam) ir ilgalaikiam (daugiau nei 10 metų) laikymui. Visus kitus apskaitos dokumentus, kurių saugojimo laikotarpis yra iki 10 metų, laikykite specialioje patalpoje, kol jie bus sunaikinti.
