Sekretorius biure taip pat atlieka dispečerines funkcijas. Būtent per jį vykdomi pirminiai kontaktai ir oficialus telefono ryšys. Pirmasis įspūdis apie jūsų įmonę, kurį susidaro su jumis susisiekiantis asmuo, priklauso nuo to, kaip kompetentingai ir profesionaliai sekretorius bendrauja telefonu. Todėl sekretorius, norėdamas atsiliepti į skambučius, turi žinoti verslo etiketą.
Nurodymai
1 žingsnis
Visada valdykite emocijas ir nuotaiką. Kad ir koks bebūtum linksmas ar liūdnas, pakeldamas telefoną, turi būti santūrus ir dalykiškas. Jūsų tonas turėtų būti tolygus, ramus ir geranoriškas. Jei skubate prieiti ir dusote, prieš sakydami sveikinimą, keletą kartų giliai įkvėpkite ir iškvėpkite, kad jūsų kvėpavimas normalizuotųsi.
2 žingsnis
Gavę skambutį, pirmiausia pirmiausia pradėkite pokalbį, nelaukdami, ką jums pasakys kitas ragelio galas. Tai turėtų būti standartinė įžanga ir sveikinimas. Pasisveikinkite ir pavadinkite įmonę, kuriai paskambino pašnekovas. Tuo atveju, jei jis neprisistatė, atsiprašykite, paklauskite, su kuo kalbate.
3 žingsnis
Sužinokite apie problemas ir funkcijas, kurias vykdo jūsų įmonės padaliniai ir kurias išsprendžia konkretūs specialistai, kad teisingai peradresuotumėte klientų ir klientų gaunamus skambučius. Persiunčiant skambutį, pasakykite specialisto, su kuriuo jungiate savo telefono pašnekovą, vardą ir pavardę. Darbuotojui, kuriam perjungėte skambutį, pasakykite skambinančiojo vardą ir klausimą, į kurį jis kreipėsi. Neturėtumėte imtis konsultanto funkcijų, net jei tai galite padaryti gerai, leiskite asmeniui išspręsti jo problemas su tais specialistais, kurie yra įgalioti tai padaryti.
4 žingsnis
Jei kyla tokių klausimų, galite pateikti pagrindinę informaciją: visas įmonės pavadinimas, direktoriaus, jo pavaduotojų ir departamentų vadovų pavardė, vardas ir tėvavardis, biuro adresas. Sudarykite ir susitarkite su režisieriumi atskirą sąrašą tų asmenų, kuriems jis visada bus laisvas.
5 žingsnis
Būtinai saugokite skambučių žurnalą. Užrašykite viską, ko jūsų prašoma perteikti, nepasikliaukite atmintimi, kad nepamirštumėte nieko svarbaus. Visa informacija turi būti perduota tiems, kam ji buvo skirta. Nurodykite įmonės pavadinimą arba asmens, kuris skambina, vardą ir vardą, užsirašykite telefono numerį, kuriuo galite skambinti, skambučio datą ir laiką.
