Verslo korespondencija yra neatsiejama daugelio gamybos procesų dalis. Reikšmingą vietą joje užima atsakymai į oficialius įvairių organizacijų, įskaitant kontroliuojančius, kreipimusis. Tokiems laiškams reikalingas oficialus verslo stilius, jis yra visiškai priimtinas, be to, pirmenybė teikiama biurokratiniams posūkiams. Jose nėra vietos emocijoms, net jei teiginiai, kad jūsų gautas kreipimasis yra netinkamas.
Būtinas
- - kompiuteris;
- - interneto prieiga arba spausdintuvas;
- - įmonės firminis blankas;
- - paštas, kurjeris ar asmeninis apsilankymas adresato biure (ne visais atvejais);
- - laiško, į kurį atsakote, tekstas.
Nurodymai
1 žingsnis
Parašykite atsakymą naudodamiesi firminiais blankais. Nepamirškite laiškui priskirti išeinančio numerio, užregistruokite jį pas sekretorių ar biure ir įrašykite datą.
2 žingsnis
Atsakymą adresuokite asmeniui, kurio parašas yra po laišku. Paprastai jis reiškia vardą ir pavardę su inicialais. Pabandykite sužinoti jo vardą ir tėvavardį. Atlikite tai naudodamiesi internetu arba paskambinę tiesiogiai į organizaciją, iš kurios gautas laiškas. Paprastai oficialaus laiško apačioje nurodoma atlikėjo pavardė ir jo telefono numeris. Ši informacija bus naudinga tolesnei sąveikai, jei to prireiks. Tačiau atsakymas turėtų būti nukreiptas į asmens, kurio parašas yra jūsų apeliacija, vardą ir pavardę. Jo inicialų pakanka atsakymo „antraštėje“. Bet laiškas turi prasidėti adresu pavadinimu ir tėvavardžiu: "Gerbiamasis Ivanai Ivanovičiau!"
3 žingsnis
Pačioje atsakymo pradžioje nurodykite laiško išvesties duomenis. Paprastai oficialiuose apeliacijose nurodomas siunčiamas numeris, data yra privaloma. Pirmosios frazės visuotinai priimta formuluotė: „Atsakydami į jūsų laišką (apeliacinį skundą, informacijos prašymą, pretenziją, skundą - atsižvelgiant į situaciją) Nr. Ir taip iš tokio ir tokio skaičiaus, mes manome, kad tai būtina (galimybė - mes gali) pranešti apie tai."
4 žingsnis
Tada atsakykite į laiške pateiktus klausimus ta pačia tvarka, kokia jie yra jame.
5 žingsnis
Jei, jūsų nuomone, laiško autorius pretenzijas ar pretenzijas, pateiktas jums asmeniškai ar jūsų organizacijai, yra neteisėtas, nurodykite, kad jų negalima patenkinti, ir paaiškinkite priežastį, remdamiesi galiojančių teisės aktų nuostatomis, kurios jūsų nuomonė, prieštarauja.
6 žingsnis
Atsakymo pabaigoje naudokite frazę „Pagarbiai“. Tai turėsite padaryti, net jei manote, kad adresatas nėra vertas pagarbos. Tačiau šios nuomonės demonstruoti nereikia. Nepamirškite pridėti savo vardo, pavardės ir inicialų. Jei pateikiate popierinį atsakymą, po juo prašome parašyti savo parašą.
