Komandos susitikimas gali būti veiksmingas būdas analizuoti įvairias darbo situacijas, įskaitant konfliktines situacijas. Ji viešai aptaria ginčytinus klausimus ir priima sprendimus, privalomus kiekvienam darbuotojui. Prieš kolektyvinį susirinkimą turėtų būti atliktas didelis parengiamasis darbas.
Nurodymai
1 žingsnis
Suformuluokite pagrindinę susitikimo temą. Paprastai kolektyvinis susirinkimas vyksta vienu aktualiu klausimu. Tai gali būti, pavyzdžiui, organizacijos metų darbo analizė arba perėjimas prie sutrumpintos darbo valandos.
2 žingsnis
Pagalvokite apie savo dienotvarkę. Jo esmė bus konkretūs klausimai, kuriuos reikia aptarti. Jų turėtų būti bent du ir ne daugiau kaip penki. Rikiuokite klausimus mažėjančios svarbos tvarka. Jei susitikimo tema yra gana plati, paskutiniu darbotvarkės klausimu įrašykite „Įvairūs“. Čia galite šiek tiek nukrypti nuo pagrindinės temos ir aptarti mažas problemas, kurios šiuo metu rūpi komandai.
3 žingsnis
Paruoškite garsiakalbius. Kompetentingas darbuotojas, kurio nuomonė komandoje laikoma autoritetinga, turėtų kalbėti kiekvienu posėdžio darbotvarkės klausimu. Įspėkite jį apie būsimą pranešimą prieš 1-2 savaites, kad asmuo galėtų ramiai apgalvoti savo pranešimą. Likus 2-3 dienoms iki susitikimo, pasikalbėkite su kiekvienu pranešėju, įsitikinkite, kad jo kalbos tekstas yra paruoštas ir atitinka nurodytą temą.
4 žingsnis
Paruoškite posėdžių salę. Gerai, jei jūsų organizacijoje yra aktų salė ar kitas posėdžių kambarys. Kitu atveju naudokitės kuo didesniu kambariu. Susitikimo dieną reikės pakankamai įrengti kėdes ir prijungti bei pastatyti projektorių, kompiuterį ir mikrofoną, jei tokių yra. Taip pat galite iš anksto susitarti dėl kiekvieno susitikimo dalyvio specialių aplankų su aptartinais dokumentais.
5 žingsnis
Pranešti visiems darbuotojams susitikimo datą, laiką ir vietą. Naudokitės vienu iš tradicinių būdų: skelbkite informaciją skelbimų lentoje, siųskite el. Laišką, skambinkite struktūrinių padalinių vadovams, asmeniškai kalbėkite su kiekvienu darbuotoju. Jūsų pasirinkimas priklausys nuo įmonės tradicijos ir darbuotojų skaičiaus.
6 žingsnis
Prieš pradėdami susitikimą, užregistruokite dalyvius. Vėliau šį sąrašą pridėsite prie protokolo. Būtinai pradėkite susitikimą tuo metu, kuris buvo numatytas ir paskelbtas darbuotojams. Nelaukite vėluojančių, parodykite renginio svarbą ir rimtumą.
7 žingsnis
Paskelbkite pagrindinę susitikimo temą ir klausimus, kurie ten bus sprendžiami. Paprašykite komandos pasirinkti posėdžiui pirmininką ir sekretorių. Paprastai pirmininku renkamas organizacijos vadovas arba jo pavaduotojas, sekretoriumi - raštininkas ar biuro vadovas. Pirmininkas ves posėdį, palaiko tvarką ir laikosi taisyklių. Sekretoriaus pareigos apima išsamaus protokolo laikymą: pranešėjų kalbų, klausimų jiems, diskusijų ir pasiūlymų įrašymas.
8 žingsnis
Laikykitės nustatyto kalbėjimo laiko plano, kitaip jūsų susitikimas rizikuoja užsitęsti iki vidurnakčio ir niekada nepriimti jokių sprendimų. Pagrindiniai pranešėjai paprastai turi 15–20 minučių, bet ne daugiau kaip 30. Antriniai pranešėjai antrinių klausimų klausimais turėtų būti per 10–15 minučių. Dalyvio pasisakymas iš auditorijos apsiriboja 2–3 minutėmis. Į klausimą galite atsakyti ne ilgiau kaip 5 minutes. Jei laikas viršijamas, griežtai priminkite apie taisykles.
9 žingsnis
Susitarus darbotvarkei ir visiems pasakius kalbą, trumpai apibendrinkite posėdį. Jei buvo priimti svarbūs sprendimai, jų projektą reikia garsiai perskaityti visiems susirinkusiems.
10 žingsnis
Per dvi dienas po posėdžio turite parengti galutinę protokolo versiją ir priimtus sprendimus. Protokolą turi suderinti ir pasirašyti susirinkimo pirmininkas. Atkreipkite visų darbuotojų, kurie turi juos įgyvendinti, dėmesį į sprendimus ir jų įgyvendinimo terminus.
