Teisingai organizuotas biuro darbas organizacijoje ar įmonėje leidžia bet kuriuo metu tvarkyti dokumentus ir kontroliuoti jų judėjimą. Jei jūsų įmonės veikla yra susijusi su sutarčių sudarymu, vedkite atitinkamą jų apskaitos žurnalą. Puikiai suprojektuotas žurnalas leis įrašyti išsamią dokumentų informaciją ir jų chronologiją.
Būtinas
- - dokumentų įrašymo žurnalas;
- - įrašomos medžiagos;
- - Parkeris;
- - pieštukas;
- - žirklės;
- - valdovas;
- - popierius;
- - siūlai;
- - adata;
- - klijai.
Nurodymai
1 žingsnis
Raskite patogią žurnalo tvarkymo formą. Tuo pačiu vadovaukitės skubiais organizacijos poreikiais ir biuro darbo ypatumais. Pastaruoju metu vis plačiau paplito elektroninės dokumentų apskaitos formos, tačiau su jomis supažindinant vadovus jos ne visada yra patogios. Paprasčiausiu atveju galite surašyti apskaitos žurnalą standartiniame didelio formato sąsiuvinyje.
2 žingsnis
Sunumeruokite žurnalo puslapius, kiekvieno lapo apačioje arba viršuje įdėdami eilės numerius. Siūkite visą puslapių bloką tvirtais siūlais, galus vedant pro paskutinį žurnalo puslapį. Ant mažo popieriaus lapo užrašykite, kiek lapų yra knygoje. Klijuokite šią etiketę paskutiniame puslapyje iš eilės, perduodami siūlų galus po ja, surištus mazgu. Kai klijai džiūsta, čia uždėkite dokumentų antspaudą ir žurnalą išleidusio asmens parašą.
3 žingsnis
Pradėkite kurti titulinį puslapį. Žurnalo pavadinimą užrašykite žurnalo priekyje, pavyzdžiui, „Sutarties žurnalas“. Į aprašą įtraukite organizacijos (įmonės) pavadinimą ir pagrindinę informaciją. Palikite dvi eilutes žurnalo pradžios ir pabaigos datoms. Visos šios informacijos negalima įvesti ranka, bet iš anksto atspausdinti ant spausdintuvo ir tada dailiai priklijuoti prie žurnalo viršelio.
4 žingsnis
Darbo žurnalo puslapius padalykite į tiek stulpelių, kiek reikia visiškam įrašomų dokumentų aprašymui. Būtinai nurodykite serijos numerį, dokumento gavimo, sutarties sudarymo, užsakymo išleidimo ir pan. Stulpelius. Palikite atskirą stulpelį, kuriame trumpai aprašoma dokumento esmė ir pagrindinis jo turinys. Taip pat numatykite vietą asmens, kuris gavo dokumentą vykdyti, parašui.
5 žingsnis
Jei reikia, užregistruokite žurnalą biure (sekretoriate), priskirdami jam tinkamą numerį ir kitas detales. Po registracijos procedūros apskaitos žurnalas gali būti naudojamas pagal paskirtį.
