Dokumentų šalinimas yra labai sudėtingas ir daug laiko reikalaujantis procesas. Organizacijų archyvuose paprastai kaupiasi daugybė dokumentų, kurie, pasibaigus senaties terminui, turi būti sunaikinti, tai yra sunaikinti. Labai svarbu teisingai užpildyti visus dokumentus, susijusius su archyvo sunaikinimu. Vienas pagrindinių dokumentų yra aktas.
Nurodymai
1 žingsnis
Pirma, reikia pažymėti, kad prieš sunaikindami dokumentus, turite juos inventorizuoti, tai yra, dar kartą patikrinti visas datas, prieinamumą ir slaptumą. Yra dokumentų, kuriuos reikia ne tik išmesti, bet ir sudeginti (arba sunaikinti smulkintuve), kad neatskleistų komercinių paslapčių.
2 žingsnis
Būtinai surašykite sunaikinamus dokumentus. Be to, įsakymu paskirkite asmenis, kurie bus įtraukti į ekspertų komisiją. Iš jų išskirkite pirmininką, atsakingą už dokumentų perdavimą apskaitos skyriui.
3 žingsnis
Pats aktas dėl disponavimo dokumentais, kuriems pasibaigęs ieškinio senaties terminas, neturi vieningos formos. Todėl galite jį komponuoti bet kokia forma.
4 žingsnis
Pirmiausia nurodykite išsamią organizacijos informaciją, jie gali būti viršutiniame dešiniajame kampe ir kairėje. Čia nurodykite organizacijos pavadinimą pagal steigimo dokumentus, struktūrinį padalinį, banko duomenis, adresą ir kontaktus.
5 žingsnis
Šiek tiek žemiau dešinėje parašykite „Aš pritariu“, žemiau nurodykite vadovą ir palikite lauką po savo parašu bei sudarymo data.
6 žingsnis
Žemiau centre parašykite „Aktas dėl pasibaigusio galiojimo dokumentų paskirstymo ir sunaikinimo“. Po to žemiau esančioje eilutėje nurodykite pagrindą, tai yra galvos tvarką (tvarką). Tada surašykite ekspertų komisijos asmenis, nurodydami jų pavardes ir pareigas.
7 žingsnis
Tada parašykite maždaug taip: „Ekspertų komisija, vadovaudamasi (sąrašu, inventoriumi), paskyrė sunaikinti dokumentus, kurie prarado senaties terminą“. Toliau nurodykite duomenis lentelės forma, kurioje turėtų būti tokie stulpeliai kaip serijos numeris, dokumento data, pavadinimas, paaiškinimas, dokumentų skaičius, dokumento numeris inventoriuje (sąraše).
8 žingsnis
Po lentele apibendrinkite, tai yra nurodykite perdirbamų dokumentų skaičių. Toliau aktą turi pasirašyti visi komisijos nariai. Pirmininkas turi pasirašyti, kad visi dokumentai bus perduoti perdirbti. Pabaigoje uždėkite surinkimo datą ir viską užklijuokite mėlynu organizacijos antspaudo antspaudu.
