Specialios dokumentacijos tvarkymas yra neatsiejama įmonės personalo skyriaus dalis. Tuo pačiu kiekvienam darbuotojui privaloma pateikti asmens bylą. Ateityje asmeninės bylos archyvuojamos specialiuose aplankuose.
Būtinas
- - darbuotojo asmens dokumentai;
- - dokumentų sąrašas;
- - aplankas asmeniniam failui.
Nurodymai
1 žingsnis
Pradėkite registruoti darbuotojo asmens bylą iškart po įdarbinimo. Nėra vieningos bylos pateikimo formos, todėl ją galite sukurti patys. Kurkite darbuotojo paso, pensijų draudimo pažymėjimo, TIN pažymėjimo ir kitų asmens dokumentų, jei reikia, kopijas, pavyzdžiui, sveikatos pažymėjimą ir vairuotojo pažymėjimą, kopijas.
2 žingsnis
Sukurkite savo asmens bylos viršelį. Nurodykite savo organizacijos pavadinimą pagal steigimo dokumentus, įrašykite bylos serijos numerį ir jo parengimo datą. Taip pat galite parašyti darbo sutarties su darbuotoju trukmę. Palikite vietos užrašams apie atleidimą, perkėlimą ir pan. Viršelio centre įdėkite visą darbuotojo pavardę, vardą ir tėvavardį, jo pareigas.
3 žingsnis
Pirmajame asmens bylos puslapyje turėtų būti turimų darbuotojo dokumentų sąrašas. Geriausia inventorių sudaryti elektronine forma. Būtinai nurodykite įgalioto darbuotojo vardą ir pavardę bei inventoriaus datą. Informacija apie turimus dokumentus gali būti pateikiama lentelės pavidalu, nurodant kiekvieno iš jų skaičių ir atliekant būtinas pastabas. Inventoriaus apačioje turėtų būti surašytojo ir darbuotojo, kuriam rengiama asmens byla, parašai. Po sąrašo pridėkite esamų dokumentų kopijas. Po to pateikiami visi su darbo eiga susiję dokumentai, pavyzdžiui, atostogų užsakymas, susitarimai dėl darbo sutarties pakeitimų ir kt.
4 žingsnis
Padarykite savo asmeninį failą archyvo aplanke. Šiuos dokumentus turėtų laikyti personalo specialistas ar įmonės direktorius, turėdamas ribotą prieigą prie duomenų. Darbuotojai bet kurį iš dokumentų gali gauti asmens byloje pagal susitarimą su vadovu ir pagal asmeninį kvitą. Atleidus darbuotoją iš darbo ar perkeliant jį į kitą, asmens byla perkeliama į specialų archyvą apie buvusius įmonės darbuotojus.
