Norėdami išsaugoti darbuotojų asmens duomenis, kai kurie darbdaviai naudoja vadinamąsias asmens bylas. Pagal Darbo kodekso 85 straipsnį personalo darbuotojai turi gauti, kaupti ir derinti informaciją apie kiekvieną darbuotoją. Tam patartina naudoti tokias asmenines bylas. Kokia jų registracijos tvarka?
Nurodymai
1 žingsnis
Pirmiausia reikėtų patikslinti, kad asmens bylų tvarkymas nėra privalomas dokumentas organizacijoms, tačiau nusprendę juo naudotis turėsite vadovautis biuro darbo taisyklėmis.
2 žingsnis
Įdarbinus darbuotoją, vadovas išduoda įsakymą (nurodymą) formos Nr. T-1. Šio dokumento pagrindu sugeneruokite asmeninę kortelę naujam darbuotojui (forma Nr. T-2).
3 žingsnis
Norėdami užpildyti šią formą, jums reikės šių dokumentų: paso, darbo knygos, registracijos pažymėjimo (TIN), draudimo pažymėjimo, karinio asmens tapatybės dokumento (jei yra), pažymėjimo ar diplomo ir kitų dokumentų, pavyzdžiui, vairuotojui - a vairuotojo pažymėjimas, virėjams - medicinos knyga ir kt.
4 žingsnis
Paimkite visų aukščiau išvardytų dokumentų kopijas ir chronologine tvarka padėkite į asmens bylą. Šis archyvas saugomas personalo skyriuje arba apskaitos skyriuje, bet kokius pakeitimus atlieka tik atsakingi asmenys. Tačiau nepamirškite, kad darbo knyga nėra įtraukta į asmens bylą, ji turi būti saugoma atskirai seife arba po raktu. Atskiri asmenys už šių dokumentų saugumą skiriami atskiru įsakymu.
5 žingsnis
Išvardinkite visus dokumentus inventoriuje, atlikite pakeitimus specialiame stulpelyje „Priedai“. Jame taip pat nurodomi dokumentų serijos numeriai, kiekvieno iš jų lapų skaičius ir gavimo data.
6 žingsnis
Kai kurie asmens bylos dokumentai yra klausimynas, autobiografija, rašytiniai paaiškinimai ir bet kokie pareiškimai. Atminkite, kad archyvas nėra perduodamas pačiam darbuotojui ir net prireikus darbuotojas gali peržiūrėti asmens bylą tik dalyvaujant atsakingam asmeniui.
7 žingsnis
Suformavus bylą, užpildykite viršelio puslapį. Norėdami tai padaryti, centre viduryje užrašykite šio archyvo serijos numerį, organizacijos pavadinimą, darbuotojo pareigas ir visą vardą.
