Susitikimas yra tradicinis bet kokio valdymo proceso atributas. Šio verslo susitikimo reikšmė, pobūdis, techninis lygis, trukmė gali skirtis, atsižvelgiant į konkrečius susitikimo tikslus ir sąlygas. Tuo pačiu metu šis įvykis turi du pagrindinius skiriamuosius bruožus: susitikime aptariama viena ar kita problema ar užduotis, o rezultatas turėtų būti tam tikras sprendimas. Sėkmingam susitikimui reikalinga aiški organizacija.
Nurodymai
1 žingsnis
Prieš sušaukdami susitikimą ir pakviesdami į jį konkrečią dalyvių grupę, suformuluokite susitikimo tikslą. Patikslinkite patys: kokiu sprendimu tai turėtų baigtis. Rezultatas gali būti darbo plano patvirtinimas tam tikram laikotarpiui, faktinio užsakymo projekto parengimas, tinklo grafiko sudarymas ir kt.
2 žingsnis
Jei susitikime problema išspręsta, verslo susitikimo tikslui reikės atsakyti į klausimus: kodėl, kodėl ir kaip. Yra nekintama taisyklė: prieš sutardami turite susitarti, kas bus aptariama. Gali būti, kad autoritetingi susitikimo dalyviai mano, kad deklaruota problema neegzistuoja. Specialūs susitikimai - idėjoms generuoti (plėtoti). Jie gali pasireikšti vadinamojo „protų mūšio“forma. Tokiai procedūrai nustatyti reikia nestandartinio, kūrybiško.
3 žingsnis
Svarbus susitikimo rengimo etapas yra darbotvarkės formulavimas. Susitikimas gali būti nenaudingas ir neproduktyvus, jei neveikia jo informaciniai ir probleminiai komponentai. Todėl aiškiai pagalvokite apie pokalbio temos nustatymą. Palyginkite: "Didėjančio A produkto pardavimo mažmeniniame tinkle klausimas" ir "Susitarimas dėl veiksmų, kaip padidinti A produkto pardavimą mažmeninės prekybos tinkle". Pirmuoju atveju diskusija gali virsti banaliais pranešimais, antruoju - skaudžių problemų sprendimu.
4 žingsnis
Svarbi ir susitikimo vieta. Yra teisingas psichologinis pastebėjimas: jei diskusija vyksta vadovo kabinete, akivaizdu, kad jo požiūris į tam tikros problemos sprendimą gali būti dominuojantis ir labiau pageidaujamas. Bet kuris kitas kambarys (konferencijų kambarys, erdvus kambarys) gali būti geriausias pasirinkimas. Atminkite: patogaus bendravimo zona yra maždaug už metro. Kai tik įmanoma, nepamirškite to dėdami kėdes. Apvalūs arba ovalūs stalai yra tinkami susitikimams. Atsitraukimas gali būti dar tinkamesnis konkrečiose situacijose, tačiau tai yra labai brangus pasirinkimas.
5 žingsnis
Suplanuokite susitikimo laiką apgalvotai. Neracionalu paskirti jį prieš pietų pertrauką arba pasibaigus darbo dienai. Pageidautina ryte. Jei planuojate ilgą susitikimą, darykite pertraukėles ar kavos pertraukėles (5-10 minučių kas valandą). Jei jums reikia surengti informacinį susitikimą, galimybė yra be klasikinio susitikimo, t. be kėdžių.
6 žingsnis
Disciplinuoja organizacijos darbuotojus ir tampa korporatyvinės kultūros dalimi, aiškus susitikimų tvarkaraštis: rekomenduojama juos rengti įprastą savaitės dieną ir tam tikru laiku (pavyzdžiui, penktadienio rytą).
7 žingsnis
Rimti susitikimai dažnai reikalauja aiškumo: demonstruoja lenteles, diagramas, rodo vaizdo medžiagą. Šiems poreikiams pageidautina turėti lentą, lentą, ekraną.
