Dokumentų registravimas yra procesas, išreikštas patvirtinant duomenis apie konkretų dokumentą, kai jis siunčiamas, gaunamas, sukuriamas. Šiuo metu naudojamos žurnalų, kortelių ir automatizuotos dokumentų registravimo formos.
Vidinė dokumentų registracija yra neatsiejama bet kurios valstybės ar savivaldybės įstaigos, įstaigos, komercinės organizacijos ar individualaus verslininko veiklos dalis. Praktiškai šis procesas sutvarko pagrindinę informaciją apie dokumentą specialiu formatu, kuris naudojamas vidinei registracijai.
Tokiu atveju vidinė registracija paprastai taikoma ne tik gaunamiems ir siunčiamiems dokumentams, bet ir pačioje organizacijoje sukurtiems dokumentams (pavyzdžiui, sutartims su kitomis šalimis). Atsakomybė už dokumentų registravimą dažnai priskiriama sekretoriui ar raštininkui, o didelėse organizacijose šiam procesui optimizuoti sukuriami ištisi skyriai.
Kokios yra vidinės dokumentų registracijos formos?
Labiausiai paplitusi vidinės dokumentų registracijos forma vis dar yra žurnalų registracija. Šiuo atveju informacija apie dokumentus įrašoma į specialų žurnalą, suskirstytą į keletą stulpelių. Būtinai įveskite duomenis apie dokumento gavimo, išsiuntimo ar sukūrimo datą, jo registracijos numerį, pavadinimą ir trumpą jo aprašymą.
Alternatyvi forma yra dokumentų registracija kortele, kurioje informacija apie kiekvieną dokumentą įrašoma į atskirą kortelę, kurios užpildymo taisyklės yra patvirtintos iš anksto. Galiausiai pažangiausia forma laikoma automatizuota dokumentų registracija, kuri sumažina dokumentų tvarkymą.
Kokia yra patogiausia forma organizacijai?
Vidaus dokumentų registravimo žurnalo forma gali būti efektyviai naudojama mažose organizacijose, kur vienas specialistas yra atsakingas už atitinkamų procedūrų įgyvendinimą. Šios formos trūkumas yra tas, kad keliems darbuotojams negalima vienu metu dirbti registruojant dokumentus, todėl jis netinka didelėms įmonėms. Be to, esant keliems dokumentų registravimo žurnalams (pavyzdžiui, skirtinguose departamentuose), dažnai kyla painiavos dėl jų registracijos duomenų.
Šie trūkumai įveikiami naudojant vidinę registracijos kortelės formą, kuri leidžia greitai ir efektyviai įrašyti informaciją apie bet kokį skaičių dokumentų. Jei įmonės tikslas yra sumažinti dokumentų tvarkymą, rekomenduojama naudoti automatizuotą vidinės registracijos formą, kuriai reikalinga specializuota programinė įranga.
