Yra nuomonė, kad susitikimas yra įvykis, kurį galima paruošti spontaniškai. Iš tikrųjų šiai verslo sąveikos formai reikia rimtų administracinių mokymų.
Susitikimo tema
Susitikimo priežastį turėtų suformuluoti iniciatorius. Jokiu būdu ne visada yra svarbiausias susitikimo dalyvis. Atsižvelgiant į tai, kad susitikimai gali vykti įmonės viduje ir dalyvaujant įvairiausiems kviestiniams, svarbu apibrėžti temą taip, kad ji galėtų pritraukti visus dialogui reikalingus žmones.
Paprastai techninę temos formuluotę tvarko administracijos darbuotojai arba tiesiogiai posėdžio sekretorius. Susitikimo darbotvarkė išplaukia iš nurodytos temos. Šis dokumentas apima visus klausimus, kuriuos planuojama aptarti. Iš anksto susitarus, kiekvienam klausimui priskiriamas kalbėtojas, kuriam, atsižvelgiant į diskusijas, nustatomas laiko terminas, per kurį jis gali kalbėti. Diskusijos terminas darbotvarkėje nustatomas atskirai.
Norint geriau suprasti problemas, nebus nereikalinga parengti dalomąją medžiagą, kurioje būtų pateikiamos trumpos nuorodos, statistika ar kita informacinė informacija. Sekretorius tokią medžiagą rengia su kiekvienu pranešėju atskirai.
Paskutinis dokumentų rengimo etapas yra sprendimų projektų rengimas kiekvienu klausimu. Šis dokumentas atspindi pranešėjų pasiūlytus sprendimus, pagrįstus diskusija. Jie užrašo pranešėjų pateiktus paskutinius sakinius. Jei dalyviai nesutinka su sprendimo projekto variantu, sekretorius pataiso dokumentą.
Pakviesti asmenys
Darbotvarkėje daugiausia nustatomas apytikslis asmenų, kurie turėtų būti pakviesti spręsti iškeltas problemas, sąrašas. Taigi produktyvus būdas yra pakviesti žmones, turinčius priešingą požiūrį su pranešėju. Šiuo atveju susitikimas yra „apskritasis stalas“ginčijamos situacijos šalims.
Susitikimo dalyviai informuojami bet kokiu galimu būdu - telefono skambučiu, el. Paštu ar asmeniniu kvietimu. Visas dokumentų paketas turi būti iš anksto perduotas visiems dalyvaujantiems asmenims, kad jie turėtų galimybę iš anksto susipažinti su medžiaga.
Susitikimo vedimas
Sekretorius privalo dalyvauti posėdyje. Jo užduotis - po diskusijos parengti protokolą. Rengiant dokumentą svarbu ne pažodinis diskusijos įrašymo tikslumas, o svarbiausių kalbų ir konkrečių pasiūlymų atspindys.
Norint atmesti galimus neatitikimus, geriau įrašyti susitikimo eigą į diktofoną. Visi dalyviai turi būti informuoti apie įrašymo pradžią.
