Darbo laiko planavimas ir organizavimas yra svarbus efektyvaus darbo bet kokiose pareigose komponentas. Vadovaujančio posto atveju išankstinio planavimo svarba dar labiau padidėja, todėl būtina labai atsargiai kreiptis į šį klausimą.
Nurodymai
1 žingsnis
Vadovas gali pats planuoti savo laiką arba visiškai ar iš dalies perduoti šią funkciją sekretoriui-padėjėjui. Bet kokiu atveju negalima apsieiti be bendravimo su sekretoriumi, nes būtent jis ruošia ir organizuoja susitikimus, medžiagą susitikimams ir priima gaunamus skambučius. Be to, sekretorius paprastai galvoje saugo visus jam žinomus vadovo planus ir stengiasi juos paskirstyti pagal darbo laiką, todėl labai svarbu operatyviai pranešti sekretoriui apie jo planų pakeitimus.
2 žingsnis
Tačiau neturėtumėte pasikliauti vien sekretore, svarbu išmokti paskirstyti savo laiką taip, kad turėtumėte laiko padaryti viską, kas suplanuota. Geras būdas tai padaryti yra analizuoti kiekvieną praėjusią valandą ir tiksliai sužinoti, kas buvo padaryta ir kiek laiko tai užtruko. Taip pat būtina patiems pabrėžti pagrindines pasaulines lyderio užduotis ir didžiąją dalį savo darbo laiko skirti jų sprendimui. Bet kokiu atveju svarbiausios užduotys turėtų būti išspręstos pirmiausia, nes yra žinoma, kad 80% dabartinių užduočių išsprendžiama per pirmuosius 20% darbo dienos, o likęs laikas skiriamas tik 20% kūrinio.
3 žingsnis
Neleiskite atsitiktiniams įvykiams kirsti jūsų tvarkaraščio. Geriau iš anksto skirti jiems šiek tiek laiko planuose, tai leis jums labiau tikėti, kad turėsite laiko atlikti pagrindines užduotis. Planuodami susitikimus, renginius, susitikimus, konferencijas, eikite iš realaus laiko, kurio jiems prireiks, atsižvelgiant į pasirengimą, išankstinį susipažinimą su medžiaga, spontaniškas diskusijas ir klausimus. Pabandykite išplatinti tokius įvykius laiku, kad kito susitikimo pradžia neatsiliktų nuo ankstesnio susitikimo pabaigos, nes tokiu atveju dažnai būsite priversti vėluoti arba sugniuždyti finalą.
4 žingsnis
Sekretoriaus pareigos dažnai apima išankstinį dienos ir savaitės planavimą, atsižvelgiant į gautus skambučius, pasiūlymus, kvietimus. Darbo dienos pabaigoje patartina su sekretoriumi aptarti jūsų plano idėją ir ją koreguoti. Dar geriau tai padaryti po pietų, kad sekretorė turėtų galimybę atlikti pakeitimus, skambinti su siūlymu atidėti tą ar tą įvykį. Nuolatinis ryšys su sekretoriumi turėtų tapti įpročiu, nes jo tvarkaraštis tiesiogiai priklauso nuo jūsų, o daugeliui įvykių reikia išankstinio jo pasiruošimo.
5 žingsnis
Analizuokite praėjusias darbo dienas efektyviai paskirstydami laiką. Galbūt pamatysite sprendimus, kurie leis jums nuveikti daugiau, pavyzdžiui, surengti kelis susitikimus toje pačioje srityje arba sujungti kai kuriuos renginius. Savo dienoraštyje užsirašykite praeities ir planuojamus įvykius.
