Viešų nefinansinių ataskaitų rengimas yra gana nauja socialiai orientuoto Rusijos verslo tendencija. Bendrovės vieša ataskaita mažai susijusi su vidine ataskaitų sistema ir iš esmės skiriasi nuo apskaitos analizės, todėl dokumento rengimo procesas turi savo esminius bruožus.
Verslo informacijos skaidrumas
Viešosios ataskaitos į vidaus verslą atkeliavo iš Vakarų, kur dešimtmečius jos buvo naudojamos kaip mechanizmas, užtikrinantis informacijos skaidrumą organizacijų veikloje. Jungtinėse Amerikos Valstijose ir Europoje paprastai visos didelės įmonės kasmet skelbia tvaraus vystymosi ataskaitas, kuriose pateikia informaciją apie socialinį savo darbo komponentą ir aplinkos apsaugos priemones.
Dažniausiai tokias ataskaitas rengia ne kasybos, pramonės ir gamybos įmonės iš didelio rinkos segmento. Dokumentuose jie kartu su metinėmis gamybos apimtimis pažymi, kokią naudą jie davė visuomenei. Taigi viešąsias ataskaitas daugiausia sudaro organizacijos labdaringos veiklos rezultatai, aplinkosaugos įstatymų laikymasis, dalyvavimas plėtojant pilietinę visuomenę ir parama socialinėms iniciatyvoms.
Pastarųjų metų tendencija rodo vidutinio ir net smulkaus verslo susidomėjimą rengiant viešąsias ataskaitas, o tai rodo šio mechanizmo naudingumą siekiant įmonės tikslų. Smulkieji rinkos dalyviai suprato, kad informacija apie sporto klubų rėmimą ir meno mokyklos globą, net turint mažas finansines išlaidas, turi būti vieša.
Pagrindiniai viešųjų pranešimų adresatai yra šie:
- platus visuomenės ratas - paslaugų ir prekių vartotojai, regiono, kuriame veikia įmonė, gyventojai;
- verslo partneriai - įmonės steigėjai, valdybos nariai, klientų aptarnavimo atstovai, rangovai ir netgi konkuruojančios organizacijos;
- žiniasklaida;
- įmonės darbuotojai.
Vieša ataskaita yra dokumentas, pritaikytas daugeliui suinteresuotųjų šalių, turintis įtakos rašymo stiliui, grafiniam dizainui ir pateikiamos informacijos pasirinkimui.
Informacijos pasirinkimas
Informacijos rinkimas viešosioms ataskaitoms tebevykdomas. Geriausias variantas yra skirti atskirą personalo padalinį šiam darbui atlikti. Šiuo atveju darbuotojo pareigos turėtų apimti sistemingą informacijos rinkimą iš visų įmonės struktūrinių padalinių pagal patikrintus kriterijus.
Tokiuose informaciniuose blokuose turėtų būti visa informacija apie socialinių projektų įgyvendinimą, būtent: susitikimai su vyriausybės pareigūnais, vartotojais, darbas dėl piliečių kreipimųsi, labdaros renginiai ir kt.
Kaip dažnai pažymima metodinėje ataskaitų rengimo medžiagoje, pats informacijos rinkimo procesas pastūmėja įmones į poreikį didinti labdaros paramą, kurti naujus socialinius projektus, skelbti dotacijas ir kt.
Didelės įmonės, kaip taisyklė, nesugalvoja savo „receptų“viešosioms ataskaitoms rengti, o naudoja GOST ISO 26000 „Socialinės atsakomybės gairės“, kurioje sugrupuoti visi pagrindiniai viešųjų dokumentų kūrimo tikslai.
Informacijos pateikimas
Svarbus kokybiškos viešos ataskaitos kriterijus yra suvokimo galimybė plačiam žmonių ratui. Tokie dokumentai turėtų būti suprantami beveik kiekvienam suinteresuotam asmeniui, tarnauti kaip patikimas informacijos šaltinis ir nereikalauti papildomų prašymų įmonei paaiškinimų.
Dažnai viešose ataskaitose yra daug grafikų, diagramų ir lentelių, o tai supaprastina informacijos pateikimą. Nuotraukos taip pat yra svarbi kokybiško viešo pranešimo dalis.
Praktika rodo, kad viešosios ataskaitos išdėstymas turėtų būti nukreiptas į brošiūrą, o ne į dokumentinį pristatymą. Dažniausiai viešoji ataskaita yra horizontalaus formato.
Dokumento struktūroje yra titulinis puslapis, turinys, įvadas, kurį gali pakeisti organizacijos vadovo sveikinimo kalba, pagrindinė dalis, išvada ir terminų žodynas. Abėcėlės rodyklė taip pat palengvins dokumento naršymą, tačiau dėl ilgio jis gali būti praleistas.
Viešosios ataskaitos platinimas
Atspausdintą viešąją ataskaitą ketinama siųsti pagrindiniams adresatams - steigėjams, taip pat verslo partneriams. Elektronine forma vieša ataskaita skelbiama oficialioje svetainėje ir siunčiama žiniasklaidos atstovams.
Organizacijos darbuotojams informuoti organizacijos padaliniams siunčiama viešos ataskaitos elektroninė versija.
