Didelėse organizacijose dauguma lankytojų reikalingą informaciją dažniausiai gauna iš sekretoriato. Kokį bendravimo įspūdį paliks vadovo padėjėjas? Ar klientas norės paskambinti dar kartą? Ar suinteresuotas asmuo gaus išsamius atsakymus į savo klausimus? Norėdami pasitikėti teigiamomis sekretoriaus savybėmis, turite atsakingai pasiruošti pirmajam susitikimui ir kompetentingai organizuoti bei vesti pokalbį.
Nurodymai
1 žingsnis
Sekretorius yra įmonės veidas. Pirmiausia įvertinkite pareiškėjo išvaizdą. Juk ne veltui jie sako, kad juos pasitinka drabužiai, tačiau juos palydi protas. Tai, kaip tvarkingai ir svetingai atrodo sekretorius, gali padėti pasiekti reikiamą sutartį ar derėtis dėl būsimų derybų. Jei turite savo „įvaizdį“, pabandykite įsiklausyti į savo intuiciją. Jei patvirtinsite žmogaus, kuris sukelia jums vidinius prieštaravimus, pareigas, tada turbūt bus sunku su juo dirbti, nes sekretorius yra ne tik įmonės veidas, bet ir dešinioji vadovo ranka. Tačiau iš karto nepatvirtinkite to, kuris jus džiugins ryškia, gražia išvaizda. Gražus vaizdas gali greitai tapti nuobodus, o popieriai liks nesurinkti.
2 žingsnis
Pokalbio metu atidžiai klausykite: sekretorė bendraus su klientais, ves telefoninius pokalbius ir rašys laiškus. Jo kalba turėtų būti kompetetinga, galai nuoseklūs ir tonas geranoriškas. Ypatingą dėmesį atkreipkite į vadinamųjų parazitinių žodžių buvimą kalboje. Jei pareiškėjo monologe gausu nereikalingų „taigi, tai reiškia“, „taip sakant“, „uh“, „gerai“, vargu ar pasieksite, kad šių posakių nebūtų verslo aplinkoje. Žargono ir žargono vartojimas laikomas nepriimtinu, nebent jūs pats leidžiate pokalbiui neoficialiai.
3 žingsnis
Paprašykite sekretoriaus įvesti diktantą. Taigi vienu metu patikrinsite tris svarbias savybes: spausdinimo greitį, rašymo raštingumą ir asmeninio kompiuterio įgūdžius. Sąmoningai padarykite stilistinių klaidų ir stebėkite pareiškėjo reakciją. Jei jis mandagiai pataria tinkamiausią frazės konstravimo būdą, pažymėkite tai sau „pliusu“.
4 žingsnis
Atidžiai išstudijuokite sekretoriaus gyvenimo aprašymą. Atkreipkite dėmesį į ankstesnes darbo vietas, paklauskite pareiškėjo apie išvykimo priežastis. Mandagus ir greito proto žmogus niekada nešališkai nešnekės apie buvusį vadovą, „nemes purvo“į komandą ir nekalbės apie savo klaidas. Priimtiniausias atsakymas, kurį galite išgirsti, yra atlyginimų lūkesčių neatitikimas. Pažymėkite pagrindinius žodžius gyvenimo aprašymo tekste ir pašnekovo istorijoje: punktualumas, tvarkingumas, atsparumas stresui, bendruomeniškumas, mandagumas. Atminkite, kad sekretorius dažnai yra ryšys tarp įvairių organizacijos padalinių; tiek vadovo nuotaika, tiek komfortas, draugiška atmosfera ir tvarka visame biure gali priklausyti nuo jo profesinių ir asmeninių savybių.
