Ne visada sąveikos su žiniasklaida padalinys yra įtrauktas į organizacijos organizacinę struktūrą. Pasirengimas dirbti žiniasklaidos erdvėje atsiranda tobulinant organizaciją. Tokiais atvejais samdomas spaudos sekretorius turi organizuoti spaudos tarnybą nuo nulio ir nustatyti jos sistemingą darbą.
Jei organizacija niekada anksčiau nedirbo žiniasklaidos srityje, naujai priimtam spaudos tarnybos kuratoriui reikia rimtų mokymų šiose srityse:
- pagrindinių garsiakalbių pasirinkimas;
- užmegzti darbą su struktūriniais padaliniais, kad būtų teikiama informacija, tinkama paskelbti žiniasklaidoje;
- techninė spaudos tarnybos įranga ir pirmasis žiniasklaidos planas
Nuo valdymo iki žiniasklaidos
Kiekvienam nurodytam taškui įgyvendinti gali prireikti nemažai laiko. Tačiau jei kalbėtume apie prioritetus, tai pagrindinis dalykas turėtų būti pagrindinių organizacijos kalbėtojų paieška. Norint pritraukti žiniasklaidą ir priversti jas pamatyti ne tik organizacijos reklamuotoją, bet ir informatorių, reikės bendradarbiauti su organizacijos vadovais. Tarp jų - generalinis direktorius, pavaduotojų kanceliarija, departamentų vadovai ir departamentai rajonuose. Šie žmonės turėtų aiškiai suprasti būtinybę bendrauti su žiniasklaida, suprasti kiekvieno komentaro ir sistemingo darbo šioje srityje svarbą.
Dažnai, net labiausiai besidomintis žiniasklaidos veikla, kalbėtojas jaučiasi nepatogiai ir nepatogiai bendraudamas su žurnalistais. Pašalinti šias kliūtis yra spaudos tarnybos kuratoriaus užduotis. Tai galima padaryti pademonstravus spaudos dokumentaciją su jau gerai žinomų žiniasklaidos atstovų geriausių viešų pasirodymų pavyzdžiais.
Vidaus informatoriai
Be vadovybės, visi departamentų ir padalinių vadovai turėtų būti informuojami apie įmonės žiniasklaidos tikslus ir uždavinius. Geriau tai padaryti kito susitikimo metu, kurio metu vadovybė turėtų nustatyti užduotį pateikti visą informaciją spaudos tarnybai. Visi komandos nariai turėtų suprasti, kad ši atsakomybė yra ne spaudos sekretoriaus užgaida, o nauja strateginė vadovybės užduotis.
Norint užmegzti produktyvią sąveiką su skyriais, reikia nelaukiant, kol bus pateikta informacija, pabandyti pasinerti į jų darbą iš vidaus. Tam padės ketvirtinės departamentų ataskaitos, bendravimas su vadovybe ir tiesiogiai vykdytojais. Draugauti su visais ir būti atviram naujai informacijai yra vienas iš raktų į efektyvų spaudos tarnybos darbą.
Dirbant su tam tikrais įmonės segmentais, gali būti sunku nuolat teikti informaciją. Dažnai taip yra dėl skyriaus specialistų įdarbinimo tiesioginiame darbe. Neproduktyvu nuslėpti susierzinimą, kad kolegos laiko įmonės informacines užduotis žemiau pagrindinių atsakomybių. Todėl verta iškelti tam tikrų dažnių informacijos pateikimo vidaus nuostatų kūrimo klausimą. Kad tai nenukentėtų vidiniais korporaciniais santykiais, spaudos sekretorius turėtų tiesiogiai kreiptis į skyriaus vadovybę su prašymu suteikti tiesioginę prieigą prie informacijos jos apdorojimui, kad neapkrautų skyriaus darbuotojų darbu. Paprastai vadovai palankiai vertina šias iniciatyvas.
Pirmas žingsnis į viešumą
Pasibaigus vidiniam pasirengimui, prasideda visuomenės lygio pasiekimo etapas. Tam reikės ištirti žiniasklaidą, kuri potencialiai gali tapti žiniasklaidos platforma informacijai apie įmonę skelbti. Atsižvelgiant į strateginius tikslus, spaudos sekretorius neturėtų apsiriboti tik specializuotais leidiniais. Tarp potencialių informacijos partnerių galima saugiai įtraukti vietos, regioninio ir federalinio lygio naujienų agentūras, televiziją, radiją ir kt.
Nenuvertinkite platformų, kurios, nors ir neturi žiniasklaidos statuso, dažnai efektyvumu lenkia savo informacijos kolegas. Tai tinklaraštininkai, grupės ir bendruomenės socialiniuose tinkluose, informacinėse svetainėse ir kt.
Nebus nereikalinga galvoti apie įmonės veiklą socialiniuose tinkluose be tarpininkų. Niekas negali geriau susidoroti su šia užduotimi nei spaudos centras, kuris žino įmonės darbą viduje ir išorėje.
Kartu su parengiamuoju darbu spaudos sekretorius turės parengti darbui reikalingų techninių priemonių sąrašą. Be standartinio raštinės reikmenų rinkinio, tai yra kamera, diktofonas, standieji diskai medžiagoms laikyti.
Pirmasis žiniasklaidos planas - artimiausios ateities įmonės leidybos strategija - turėtų būti parengtas tikintis, kad žiniasklaida bus atsargi dėl informacijos iš anksčiau nežinomo šaltinio. Tai iš pradžių gali paaiškinti daugybę leidinių komerciniu pagrindu. Dėl pabaigos detalės turi būti susitarta su vyresniąja vadovybe.
