Ryšių su visuomene vadovas turi būti išmanantis savo darbą. Tai paaiškina būtinybę saugoti svarbios informacijos archyvus, kurie vadinami spaudos dokumentais arba žiniasklaidos dokumentais.
Viešųjų ryšių vadybininko archyvas
Spaudos dokumentų rinkinys yra apie visas svarbias naujienas, asmenis ir įvykius, tiesiogiai ar netiesiogiai veikiančius organizacijos reputaciją.
Optimaliausia laikyti atskiras kartotekas pagal:
- reguliarūs ir vienkartiniai renginiai: parodos, seminarai, apvalūs stalai, susitikimai ir verslo vakarienės;
- pagrindiniai asmenys, nuomonės lyderiai, organizacijos pozicijos sąjungininkai ir priešininkai;
- temomis, kurias reguliariai aptaria PR tarnyba. Svarbu rinkti ne tik pačios organizacijos medžiagą, bet ir visuomenės reakciją, redakcijos medžiagą, ekspertų komentarus ir kt.
- pramonės žiniasklaida ir žurnalistai.
Spaudos dokumentų rinkinys, kaip ir bet kuris archyvas, turėtų būti dinamiška informacijos bazė, kurioje informacija būtų reguliariai atnaujinama ir kruopščiai renkama nauja informacija.
Kolekcijos technika
Technine prasme spaudos dokumentai gali būti spausdinami arba elektroniniai. Dažniausiai, norint kuo labiau sumažinti spaudos dokumentų rinkinį, leidžiama naudoti abu papildomus archyvo variantus.
Spaudos dokumentacijoje yra publikacijų žiniasklaidoje, pačios PR tarnybos. Asmenims naudojamos biografijos, nuotraukos, asmens duomenys (gavus asmens leidimą), asmeniniai kontaktiniai duomenys ir padėjėjų telefonai. Svarbu iš renginio programų, nutarimų, dalyvių dalijamų medžiagų ir organizatorių kontaktų surengti renginių spaudos dokumentaciją.
Ypatingą vietą spaudos dokumentacijoje užima informacija apie žiniasklaidą ir žurnalistus. Viešųjų ryšių specialistas turi išsamiai aprašyti kiekvieną specializuotą žiniasklaidą, neatsižvelgdamas į tai, ar organizacija šiuo metu bendrauja su redakcija, ar ne. Į pradinius duomenis turėtų būti įtraukta informacija apie tiražą (jei tai yra spausdintas leidinys), lankomumą (interneto šaltiniams), informaciją apie steigėjus, generalinį direktorių, redaktorių ir pramonės žurnalistus.
Visų žiniasklaidos partnerių gimimo datos, nepaisant to, kokią poziciją jie užima redakcijos hierarchijoje, niekada nebus nereikalingos. Paprastas darbuotojas ir žiniasklaidos korporacijos vadovas bus vienodai patenkinti, jei draugiškos organizacijos viešųjų paslaugų tarnyba juos pasveikins su nedideliu atviruku ar vešlia gėlių puokšte. Informacija apie žurnalistus geriausiai apsiriboja organizacijos informacine kompetencija. Jei ryšių su visuomene tarnyba parengė ir korespondentui perdavė medžiagos rengimo organizacijos analitiką, apie tai turėtumėte palikti spaudos dokumentų rinkinyje. Tai leis lengviau sužinoti atskaitos tašką tarp pakartotinai bendraujančių kolegų.
Spaudos dokumentų pildymas yra tiesiogiai susijęs su tuo, kiek PR tarnyba kruopščiai analizuoja žiniasklaidą. Kai tik pasirodys naujas straipsnis tema, artima PR vadovo organizacijos veiklai, jis turi būti įtrauktas į spaudos dokumentaciją. Taip pat turėtumėte elgtis su vaizdo istorijomis, autorių skiltimis, autoritetingų tinklaraštininkų įrašais ir kita informacija.
Prieiga prie spaudos dokumentų
Jei spaudos dokumentacija formuojama ilgą laiką, tai joje, be informacijos iš atvirų šaltinių, gana dažnai atsiranda vadinamoji viešai neatskleista informacija. Informacija apie viešai neatskleistą informaciją paprastai vadinama informacija, gauta iš neoficialių šaltinių, kuri dar nėra viešai patvirtinta. Oficialūs organizacijų atstovai tokią informaciją gali ilgai laikyti „be komentaro“būsena, todėl, patekęs į spaudos dokumentaciją, ryšių su visuomene vadovas turi prisiminti būtinybę apriboti trečiųjų asmenų prieigą prie archyvo.
Kita paskata apriboti prieigą prie spaudos dokumentų yra asmens duomenys, kurie dažnai papildomi informacija apie asmenis. Svarbu tai atsiminti susisiekus su kitais organizacijos darbuotojais, kitų organizacijų viešųjų ryšių specialistais ir kitomis suinteresuotomis šalimis. Spaudos dokumentų rinkinys pirmiausia skirtas organizacijos vidaus naudojimui.
Tai taip pat paaiškina būtinybę įdiegti papildomas apsaugos sistemas, kad būtų išvengta informacijos nutekėjimo. Svarbu rinkti popierines medžiagas į aplankus, kurių prieiga turėtų būti griežtai ribojama. Elektroninės duomenų bazės turėtų būti prieinamos ryšių su visuomene skyriaus darbuotojams, paprašius - organizacijos vadovybei, tačiau uždarytos plačiai korporatyvinei informacijai.
