Bet kurios nuosavybės formos įmonė turi savo darbo eigą, sudarydama įvairių tipų dokumentus, susistemintus pagal tam tikrą principą. Rengiant memorandumą reikia atkreipti ypatingą dėmesį.
Kas yra atmintinė
Verslo dokumentas atmintinės forma yra informatyvus ir rekomendacinio pobūdžio. Jis teikiamas tiesioginiam vadovui arba organizacijos vadovui. Atmintinė gali būti surašyta vadovybės nurodymu ir darbuotojo iniciatyva.
Dokumentą sudaro konkretūs faktai, susiję su konkrečia problema. Daugeliu atvejų atmintinė yra subjektyvi darbuotojo nuomonė, išdėstyta raštu. Kartais, atsižvelgiant į įmonėje vykstančius įvykius, vadovui yra nepaprastai svarbu žinoti pavaldinių nuomones, kad pakoreguotų tolesnius jų veiksmus. Darbuotojai privalo patys parengti išsamų atsakymą, kurį papildytų savo idėjomis ir rekomendacijomis.
Kalbant apie ataskaitų dalyką, jis gali būti skirtingas: nuo vienkartinio informacijos teikimo iki periodinio pranešimo. Skirtingai nuo aiškinamųjų ir tarnybinių pastabų, atmintinę galima naudoti įmonėje arba atlikti aukštesnės valdžios institucijos ataskaitos dokumento vaidmenį.
Dokumento surašymo priežastis
Atmintinė yra parengta dėl nekontroliuojamo proceso, kuris gali pakenkti įmonei. Tada darbuotojas gali visą informaciją panašiai atkreipti į viršininkų dėmesį. Pavyzdžiui, tai gali būti daugkartinis atsakingo asmens pravaikštas arba nepaisymas numatytų tikslų, kurie, žinoma, gali neigiamai paveikti visos įmonės veiklą. Apskritai šis dokumentas yra skirtas tapti vidaus politikos pokyčio signalu, kurį šiuo metu įgyvendina vadovybė.
Kaip teisingai surašyti atmintinę
Paprastai dokumentas susideda iš kelių dalių. Pirma, būtina aiškiai suformuluoti priežastį, dėl kurios buvo rašoma atmintinė. Jame apibūdinama konkreti situacija ir išvardijami faktai. Tada gana aiškiai rekomenduojama išsakyti savo nuomonę apie tai, kas vyksta. Tuo pat metu būtina išanalizuoti situaciją iš visų pusių ir pasiūlyti savo problemos sprendimą.
Visa informacija turėtų būti pateikta pakankamai glaustai, laikantis to, kas nutiko. Realybės iškraipymas ir spėjimų, kurių nepagrįsta įrodymų bazė, išraiška yra nepriimtina.
Dokumentas dedamas ant A4 formato lapo, viršutiniame kairiajame padalinio pavadinimo kampe nurodant privalomą nuorodą. Viršuje dešinėje turėtumėte pateikti informaciją apie užrašo adresatą. Šiek tiek žemiau, nuo raudonos linijos, dokumento pavadinimas ir jo numeris, taip pat surašymo vieta rašomi didelėmis raidėmis.
Tada informacija pateikiama gana laisva forma, kurią patvirtina dokumentą parengusio darbuotojo parašas.
Prieš išsiunčiant atmintinę, rekomenduojama atidžiai patikrinti visų minėtų aplinkybių tikrovę.
