Visų į pensiją išėjusių ir į pensiją išėjusių darbuotojų asmens bylos turi būti siunčiamos saugoti į archyvą (Federalinio įstatymo Nr. 125-F3 17 straipsnis). Personalo skyriaus darbuotojas privalo parengti aplankus su dokumentais ir perduoti juos įgaliotam archyvo darbuotojui iš rankų į rankas.
Būtinas
- - aplankai;
- - rišiklis;
- - pieštukas;
- - inventorius;
- - perduoti inventorių.
Nurodymai
1 žingsnis
Prieš pateikdami asmens bylas į archyvą, atidžiai paruoškite visus turimus dokumentus, kurie liko personalo skyriuje atleidus darbuotojus. Teisės aktai nustato tam tikrus terminus, per kuriuos būtina turėti laiko perduoti darbuotojų asmens bylas archyviniam saugojimui. Jie neturėtų būti ilgesni nei 12 mėnesių nuo atleidimo.
2 žingsnis
Išdėstykite kiekvieną asmeninę bylą atvirkštine chronologine tvarka. Jei įdarbinimo metu pirmasis puslapis buvo darbuotojo parašyta paraiška dėl darbo, archyviniuose dokumentuose pirmasis puslapis bus atsistatydinimo laiškas.
3 žingsnis
Visi lapai sulankstyti tinkama tvarka, failas su segtuvu, numeris eilės tvarka. Atlikite inventorizaciją atskirame lape. Serijos numeriu įveskite visus įrištus asmeninio failo puslapius.
4 žingsnis
Pridėkite inventorių visų puslapių viršuje. Jei pildote kiekvieno darbuotojo asmens bylą atskirai, įdėkite ją į kartoninį aplanką, didelėmis raidėmis rašykite pirmąją darbuotojo pavardės raidę ir atleidimo metus.
5 žingsnis
Perkeldami bylas į archyvą, į vieną aplanką leidžiama įdėti kelis į pensiją išėjusių darbuotojų atvejus, tačiau lapų skaičius jame neturėtų viršyti 250. Į vieną aplanką į vienerius metus įdėkite pensininkų darbuotojų atvejus, kurių vardai prasideda su tuo pačiu laišku. Toks asmens bylų registravimas dažniausiai naudojamas didelėse įmonėse, kur per vienerius metus praeina didelis personalo srautas.
6 žingsnis
Visiems parengtiems atvejams surašykite vienodos formos perdavimo lapą. 1 stulpelyje užrašykite kiekvienos bylos eilės numerį, 2 stulpelyje - kiekvienos bylos indeksą pagal nomenklatūrą, Nr. 3 - bylų pavadinimų pavadinimą, Nr. 4 - datas, Nr. 5 - kiekvienam atvejui atskirai perduotų lapų skaičius, Nr. 6 - laikymo laikotarpiai, Nr. 7 - papildymai ar esamos pastabos.
