Konferencija bet kurioje organizacijoje yra nepaprastai svarbus įvykis. Tai reikalauja kruopštaus pasirengimo ir nepriekaištingo įgyvendinimo. Bet koks niuansas gali sugadinti jūsų įmonės įspūdį. Yra pagrindiniai principai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti, norint surengti sėkmingą konferenciją.
Būtinas
Popierius, internetas, pinigai
Nurodymai
1 žingsnis
Išsikelkite sau aiškų tikslą. Kodėl jums reikalinga ši konferencija? Ką galiausiai norite gauti? Konferencija gali būti skirta suteikti įmonei patikimus verslo ryšius, pagerinti jos įvaizdį, rasti investuotojų ir kt. Atsižvelgiant į tai, pasirenkama tam tikra kryptis, kurios reikėtų laikytis viso renginio ir renginio proceso metu. Atminkite, kad tikslas turi būti pasiekiamas, išmatuojamas ir turintis realiojo laiko ypatybes.
2 žingsnis
Pavadinkite įvykį. Jei tai ne pirmas kartas, nepamirškite nurodyti numeracijos. Pavadinimas turėtų būti ryškus, patrauklus, intriguojantis. Tavo tikslinė auditorija turėtų būti suinteresuota konferencija.
3 žingsnis
Apibrėžkite aiškią tikslinę auditoriją. Net puikiai paruošta ir suorganizuota konferencija gali neturėti jokios įtakos, jei į ją pakviesite ne tuos žmones. Paklauskite savęs, kas turėtų kalbėti, kieno nuomonė turėtų būti išklausyta, kaip šis renginys gali dominti svečius. Pabandykite nustatyti, kur ir kaip geriausia bendrauti su potencialia tiksline auditorija, o tai įtakoja tinkamus žmones priimti sprendimus dėl dalyvavimo jūsų organizuojamame renginyje.
4 žingsnis
Nuspręskite konferencijos laiką ir vietą. Dauguma konferencijų vyksta darbo dienomis (išskyrus penktadienį), nebent planuojamas ilgas renginys. Vieta daugiausia lemia visą nuomonę apie įvykį kaip visumą. Svečių požiūris į konferenciją susiformuoja net tada, kai jie tik ieško konferencijų salės ar viešbučio. Todėl kuo išsamiau aprašykite maršrutą, jei įmanoma, padėkite ženklus.
5 žingsnis
Paskelbkite konferenciją. Pasirinkite laikmeną, kuria jūsų tikslinė auditorija kalba dažniausiai. Į juos įdėkite skelbimų ar straipsnių apie būsimą renginį. Siųskite kvietimus visiems jus dominantiems svečiams. Nesvarbu, ar tai naujienlaiškis, ar spalvingas naujienlaiškis, tai priklauso nuo jūsų. Kvietime nurodykite konferencijos vietą, laiką, pavadinimą ir kryptį.
6 žingsnis
Surinkite komitetą, kuris apsvarstys visus atsakymus į jūsų pasiūlymą ir išrinks įdomiausius ir aktualiausius pasiūlymus. Po to bus galima pradėti rengti renginio programą.
7 žingsnis
Paskirstykite pareigas komandoje. Kažkas yra atsakingas už bendravimą su svečiais, kažkas sprendžia visus klausimus su žiniasklaida, kažkas veda renginį ir kt. Pateikite papildomos pranešėjų medžiagos visiems konferencijos dalyviams. Prieš renginį būtinai patikrinkite visą įrangą.
8 žingsnis
Jei pastebite, kad trūksta laiko, nustatykite kiekvieno pristatymo ir klausimų skaičiaus terminą. Paprašykite auditorijos po renginio užduoti pranešėjams papildomų klausimų.
