Dažnai skaitydami laikraščius ir žurnalus galite rasti įdomių straipsnių su ryškiomis antraštėmis, informuojančiais skaitytojus apie įvairius renginius. Jie vadinami pranešimais spaudai ir turi savo išskirtinių bruožų.
Pranešimas spaudai yra labiausiai paplitusi PR informacijos sklaidos forma. Viešųjų ryšių specialistai ją naudoja svarbiai ir aktualiai informacijai apie organizaciją ir su ja susijusiems įvykiams skelbti.
Pranešimai spaudai yra kelių tipų. Pranešime spaudai pateikiama informacija apie renginį, kuris įvyks artimiausiu metu. Laiku išsiųstas, užtikrins spaudos dalyvavimą renginyje. Pranešime spaudai informuojama apie jau įvykusį įvykį. Čia pridedami trumpi suinteresuotų ar dalyvaujančių asmenų komentarai. Galiausiai informaciniame pranešime spaudai perspėjama apie vykstantį ir nebaigtą įvykį. Jame pateikiama dabartinės situacijos įvykio vietoje ar naujo posūkio juose ataskaita, o tai reiškia, kad visuomenė jau žino pagrindines naujienas.
Paprastai tekstas yra apie vieną atspausdintą puslapį ir eina pagal loginę grandinę: Kas? Ką? Kada? Kur? Kodėl? Kaip? Pradinis medžiagos sakinys turėtų atsakyti į keturis pirmuosius klausimus. Nerekomenduojama pradėti nuo klausimo "Kada?" Šių atsakymų paaiškinimai ir papildymai pateikiami kituose sakiniuose. Antroje pastraipoje gali būti informacijos, kad būtų galima atsakyti į klausimus „Kodėl?“ir „Kaip?“, nurodant ryšį su praeities ar ateities įvykiais. Svarbi pranešimo spaudai dalis yra antraštė, kurią žurnalistas sudaro pagal teksto temą. Antraštė turėtų būti pakankamai šviesi, kad susidomėtų kiekviena ją skaitančia. Dauguma didelių organizacijų turi specialias pranešimų spaudai rašymo formas.
Techninė teksto pusė yra tokia pat svarbi kaip ir jos turinys. Įmonės logotipas turi būti puslapio viršuje. Žemiau pateikiama organizacijos kontaktinė informacija ir adresas. Nerekomenduojama naudoti didesnio nei 14 ir mažesnio nei 12 taškų šrifto.
